5 formas de afrontar la transformación digital

Hace solo un puñado de años, "transformación digital" era una de esas palabras de moda que nadie sabía muy bien qué significaba. Pero hoy en día ya no puedes darte el lujo de prescindir de ella: si tu empresa no está adaptada a las nuevas tecnologías, es casi inevitable que se quede atrás. Por eso, hoy quiero compartir contigo estas reflexiones sobre qué implica la transformación digital en las empresas y cómo abordarla con éxito.

La transformación digital: un problema generacional

Si no has vivido en el Polo Norte el último par de años, seguro que ya sabes que los millennials y los centennials son las generaciones de moda. Este grupo de edad no solo representa a un gran porcentaje de los consumidores, sino que también se está convirtiendo en el favorito a la hora de contratar a nuevos trabajadores.

En nuestros tiempos, la transformación digital no es una tendencia de futuro para las empresas, sino que ya se ha hecho realidad. En este contexto, tiene sentido pensar que los nativos digitales son una generación triunfadora, ya que están perfectamente adaptados a este entorno y no tienen que pasar por un periodo de aprendizaje de las nuevas herramientas.

Pero por muy moderna que sea tu empresa, desdeñar a los trabajadores más veteranos es un grave error. Después de todo, la experiencia sigue siendo un grado. Un empleado que lleva 20, 30 o incluso 40 años en el sector tiene muchísimo que aportar y enseñar a los más jóvenes y verdes, por lo que no puedes permitir que se quede atrás.

Y sin embargo, el entorno laboral de hoy se lo pone muy complicado a la generación de los baby boomers. La cantidad de información disponible suele superar lo que podemos abarcar, las cosas necesitan estar listas para ayer y las herramientas, tecnologías y tendencias cambian a la velocidad de la luz. ¿Cómo podemos asegurar que los empleados más experimentados no se queden atrás en la carrera por la transformación digital?

5 consejos para abordar la transformación digital en la empresa

1) Apuesta por la formación

La formación es una solución tan evidente como efectiva, pero necesitas ponerle el cuidado que se merece para crear programas sencillos y con un impacto real.

Aquí el primer paso es identificar las necesidades de tu plantilla. Los trabajadores veinteañeros han crecido en la era digital y están acostumbrados a herramientas como Facebook, Slack o Hangouts, así que solo tendrás que mostrarles las soluciones más específicas a usar en tu empresa. Los treinteañeros seguramente están en el mismo grupo, aunque quizá requieran ayuda para reforzar algunos puntos débiles.

Por ello, la mayoría de tus esfuerzos de formación irán dirigidos a los mayores de 40. Seguro que muchos de ellos han estado expuestos a las plataformas colaborativas online, pero generalmente les hace falta más tiempo para estar realmente cómodos en ellas y adoptarlas como una parte más de su día día.

Estas son algunas de las soluciones de formación que pueden ayudarte a reducir la brecha entre empleados de diferentes generaciones:

• Ofrece clases online flexibles, con plataformas tipo MOOC ("massive open online courses"). La idea es que los usuarios vayan consumiendo el contenido a su propio ritmo, aunque puedes (y debes) fijar fechas límite para hacer algunos test y controles y así asegurar que no se queden atrás. También es buena idea contar con un tutor virtual al que puedan consultar sus dudas. Y si quieres que el programa sea realmente efectivo, tendrás que dejarles tiempo suficiente para formarse dentro de sus horas de trabajo, en lugar de añadir el curso a una pila enorme de tareas por hacer.
• Crea un sistema de mentores, esto es, empareja a trabajadores jóvenes y mayores para que los juniors se encarguen de ayudar a los veteranos a integrarse en la transformación digital. De esta manera, conseguirás romper con las barreras generacionales y hacer que los empleados de diferentes edades aprecien lo que todos tienen que ofrecer, además de reducir los costes de formación.
• Gamifica la formación. Un diseño atractivo y "adictivo" puede marcar el éxito o el fracaso de un programa de formación. La gamificación usa técnicas propias de los videojuegos, como los puntos o los niveles, para lograr aumentar el atractivo para el usuario. Si ya las usado en campañas de publicidad, ¿por qué no ponerla a trabajar para tu propia empresa?

2) Ofrece incentivos reales

Para acabar con los viejos hábitos y conseguir un cambio real, las personas necesitan tener un por qué. En el caso de la transformación digital, tendrás que molestarte en comunicar a tus empleados la importancia de las nuevas formas de trabajar, y por qué las viejas herramientas ya no sirven.

Una estrategia que realmente funciona es ofrecer incentivos reales y tangibles, más allá de la gamificación que comentábamos en el apartado anterior. Estos incentivos pueden ser explícitos (p.ej. un premio o un bonus para el empleado que complete la formación con más éxito) o implícitos, dando a entender claramente que el conocimiento de las nuevas tecnologías es imprescindible para progresar en la empresa. Esto es, los trabajadores necesitan entender que ya no hay vuelta atrás: la compañía en que trabajan tiene lo digital como parte de su identidad y saber usar estas herramientas es la única manera de poder hacer bien su trabajo.

3) Facilita la colaboración desde cualquier parte

Para subirse al carro de la transformación digital, los empleados tienen que entender sus ventajas. Y una de las más importantes es que los dispositivos móviles les permiten trabajar desde cualquier parte, haciendo su vida más fácil.

Si creas una plataforma empresarial a la que se pueda acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar, ayudarás a que tus empleados se sientan conectados y puedan resolver problemas sin necesidad de desplazarse a la oficina. Eso sí, no caigas en la tentación de pretender que estén disponibles para ti a todas horas.

A la hora de facilitar una experiencia conectada, es muy importante contar con el software adecuado. Una vez superada una pequeña curva de aprendizaje inicial, los empleados deberían ser capaces de usar estas herramientas para trabajar de manera natural, sin que la "tecnología" se convierta en un aspecto a gestionar.

Por supuesto, una de las ventajas de este tipo de herramientas para los empleados es que hace que la colaboración sea mucho más rápida y sencilla. Donde antes teníamos que intercambiar un montón de correos electrónicos con diferentes versiones de un documento (y el consiguiente riesgo de equivocarse), ahora podemos editarlo fácilmente en la nube y en tiempo real. Una vez que consigas que los empleados entiendan cómo la tecnología hace sus vidas más fáciles, les tendrás ganados para la causa.

4) Apoya el teletrabajo

Una extensión lógica del punto anterior es que en una empresa realmente conectada no es necesario estar en la oficina de lunes a viernes y de 9 a 6. Este puede ser un gran cambio en la cultura corporativa, pero los resultados suelen ser positivos tanto para los empleados como la empresa.

El disponer de flexibilidad de horarios y poder trabajar desde casa es un gran punto a favor para los empleados, sobre todo a medida que se hacen mayores y necesitan conciliar la vida familiar o quieren disfrutar más de su ocio. Además, hacerles responsables de su propio trabajo hará que se sientan valorados, ya que podrán sentir que la empresa realmente confía en ellos.

Para que este sistema funcione, es necesario dar el salto de una cultura basada en el presentismo a una basada en la consecución de objetivos. No es necesario que el cambio se produzca de golpe: por ejemplo, se puede empezar por teletrabajar uno o dos días a la semana y fijar momentos de presencia obligatoria para seguir haciendo reuniones en persona. Y por supuesto, también es imprescindible prestar atención a la confidencialidad de los datos.

5) Empodera a tus empleados con las herramientas adecuadas

Para sacar lo mejor de tus empleados, tendrás que proporcionarles herramientas que les permitan llevar a cabo su trabajo de la manera más eficaz posible. De esta manera, les darás el control para hacerse responsables de su trabajo.

Una buena plataforma tecnológica facilita un fácil acceso a los datos, para favorecer la agilidad en la consecución de tareas. A su vez, también facilita que los empleados puedan dejar un registro de su trabajo y de su experiencia, para que otros puedan beneficiarse de ellos.

En última instancia, conseguir que tus empleados más veteranos se unan con entusiasmo a la transformación digital depende de tu habilidad para hacer que se sientan felices y realizados. Si quieres conseguirlo, dales la oportunidad de formarse, apóyales para que puedan desarrollar su trabajo de la manera más flexible posible y comunícales la importancia de las herramientas digitales para su carrera profesional y su propio bienestar. Después de todo, el futuro de tu empresa está en sus manos.