Por Oier Gil, publicado el 26 diciembre 2023
A la hora de crear un dashboard de ventas hay dos opciones que son las más habituales: crear un dashboard de ventas en el programa Excel o utilizar un software específico. Cada opción tiene sus aspectos positivos y negativos, pero sin duda, por comodidad, agilidad, adaptabilidad a diferentes dispositivos y visualización de datos, entre otros aspectos, la opción más interesantes es el software. A continuación te contamos cómo utilizar esta herramienta para crear un dashboard efectivo para tu estrategia de ventas y potenciar tus resultados al máximo.
Paso 1. Define tus objetivos
Primero tienes que tener claro qué quieres conseguir con el dashboard de ventas. Y es que, esta decisión marcará muchos de los siguientes pasos.
Hay empresas que utilizan los dashboard de ventas para identificar tendencias, y hay otras organizaciones que prefieren enfocar más los dashboards a la monitorización del rendimiento diario. Pero pueden ser otros tus objetivos.
Si te cuesta encontrarlos, te puede ayudar pensar en aspectos como a quién quieres ayudar creando un tablero de ventas, cuáles son las metas a las que quieres llegar como empresa o cuáles son las funciones diarias del profesional que va a utilizar el tablero de ventas.
Paso 2. Selecciona la mejor herramienta para tu negocio
Una vez ya tengas elegidos los objetivos que quieres alcanzar con el tablero de ventas y para quién va destinado, es el momento de elegir entre los diferentes softwares que hay en el mercado.
Por un lado, hay CRM que te permiten crear dashboards de ventas, así que el primer paso sería comprobar si tu gestor de relaciones con el cliente tiene integrada esta funcionalidad y si te sirve para tus objetivos.
En el caso de que no la tenga integrada o no te sea de utilidad, es el momento de centrarse en herramientas independientes que ofrezcan tableros de ventas adaptados a tus objetivos.
HubSpot es una de las mejor valoradas del mercado, ya que tiene un alto nivel de personalización. Pero también hay otros interesantes como DataStudio, Slemma o Dashthis.
Paso 3. Elige los indicadores de venta y las métricas que te van a ser útiles
Una vez hayas elegido el software más adecuado para hacer tu tablero de ventas, es el momento de elegir cuáles son aquellas métricas que vas a incluir en el dashboard de ventas. Para eso, debes tener muy clara tu estrategia de ventas y saber cuáles son los datos que te van a ayudar a que tenga éxito.
Sabemos que es muy tentador añadir todas las métricas y datos posibles en tu tablero, más aún estando en la era de la información. Pero realmente esto puede llegar a ser contraproducente y puede confundir a los profesionales de ventas, así como añadir más complejidad a la consecución de objetivos, provocando que el tablero de ventas sea más una herramienta que cree problemas, en vez de solucionarlos. Y no solo eso, un tablero saturado puede que lleve a los profesionales a tomar decisiones erróneas al no centrarse en lo importante.
Si, de todas formas, te cuesta elegir qué indicadores añadir, aquí te dejamos un ejemplo: si en tu estrategia de ventas uno de los objetivos es aumentar las ventas, métricas como la tasa de conversión y las ventas totales son tremendamente útiles.
Somos conscientes de que esta puede ser una de las partes más difíciles en la creación de un tablero de ventas, pero merece la pena emplear el tiempo suficiente en elegir las métricas adecuadas.
Paso 4. Decántate por una visualización efectiva de datos
Otra característica de los tableros de ventas de los softwares es que hay una gran variedad de formas de visualizar los datos. Gráficos de dispersión, gráficos de barras, gráficos circulares, mapas de color, tablas… Su finalidad es presentar los datos de forma que sean fáciles de entender.
Nuestra recomendación a la hora de elegir el adecuado para cada uno de los datos es que pruebes hasta que des con la tecla, pero hay algunas recomendaciones que te pueden ser útiles. Por ejemplo, los gráficos de barras funcionan muy bien a la hora de ver la evolución de las ventas mensuales, pues rápidamente se pueden identificar patrones y tendencias. En cambio, cuando hablamos de porcentajes, los gráficos circulares son los que permiten comprender mejor los datos.
Paso 5. Aprende a utilizar la herramienta
Por supuesto, cada software es un mundo y tiene su organización y funcionamiento propio. Pero que no cunda el pánico, porque es muy habitual que ofrezcan un vídeo de bienvenida (onboarding) o una biblioteca con recursos en la que te explican todo lo que tienes que saber para sacarle el máximo partido. Sin embargo, como todo, tiene una curva de aprendizaje que hay que pasar, pero merecerá la pena. Eso sí, los softwares de venta cada vez son más intuitivos y fáciles de utilizar.
Paso 6. Integra los datos y otras herramientas en el dashboard de ventas
Una vez ya sepas moverte por la herramienta con una mínima soltura, es el momento de integrar y sincronizar en ella las herramientas y sistemas que le van a proporcionar la información necesaria para crear los gráficos. Plataformas como el CRM, las herramientas de marketing e, incluso, otras plataformas de análisis son las que más se suelen integrar.
Paso 7. Activa alertas y avisos
Una de las funcionalidades de los softwares de ventas que no puedes dejar pasar son alertas y avisos ante cualquier oportunidad o problema que pueda surgir. El mundo de las ventas es muy competitivo e inmediato por lo que hay que saber actuar con inmediatez ante cualquier cambio.
Imagina, por ejemplo, que hay un número inesperado de abandono de carritos o que las ventas de repente caen en picado. Que los profesionales de ventas se enteren cuanto antes es crucial para que empiecen a tomar las medidas pertinentes lo más pronto posible y evitar que no vaya a más.
Estas alertas o avisos pueden activarse para que lleguen a través de cualquier plataforma, como por ejemplo el correo electrónico.
Paso 8. Ve adaptando el dashboard de ventas a tus necesidades
Realmente, el dashboard de ventas está en constante evolución y, al igual que tu estrategia de ventas sufre modificaciones, el tablero también. Poco a poco, por ejemplo, irás utilizando más funcionalidades e incorporando nuevos gráficos, incluso que sustituyan a otros.
Pero la clave está en hacer revisiones de forma periódica para identificar aquellas cosas que han quedado obsoletas e implementar nuevos elementos que sean necesarios.
