¿Te has planteado alguna vez cómo gestionas tus activos digitales? A medida que ponemos en marcha nuestras acciones de marketing, vamos acumulando cada vez más piezas de contenido con diferentes formatos, versiones, licencias, fechas de caducidad de derechos, niveles de acceso... Si no contamos con un buen sistema de gestión de activos, esto puede convertirse en un auténtico caos y acabar perjudicándonos. Te contamos cómo solucionarlo mediante el digital asset management (DAM).
Todas las empresas producen archivos digitales en diferentes formatos: hojas de cálculo, documentos, presentaciones, vídeos, audios, imágenes... Todo este contenido tiene un gran valor para la empresa, de ahí que se le considere un activo.
Normalmente, hay varias personas implicadas en la creación y la distribución de estos activos, quizás incluso en diferentes ubicaciones geográficas. También es posible que los archivos vayan almacenándose en diferentes sitios, como un servidor interno, una solución en la nube, el correo electrónico o los dispositivos de cada trabajador.
Ante esta situación surge el digital asset management o DAM, un software que se encarga de centralizar, estandarizar y distribuir archivos digitales para que todos los implicados en los procesos de creación y distribución de los mismos dispongan de un repositorio central de archivos actualizados.
Las principales funciones de los programas de digital asset management son:
Centralizar los activos digitales en un único sitio, de manera que se mantenga la consistencia y la integridad de los archivos y se puedan consultar todos los cambios de los mismos en un historial unificado.
Estandarizar diferentes aspectos de los activos digitales, como las dimensiones, los formatos, los nombres y las categorías, de manera que sea fácil acceder a los mismos y manipularlos.
Distribuir los activos digitales entre los trabajadores de la empresa y proveedores que necesitan utilizarlos en el ejercicio de sus funciones.
También debemos saber que hay diferentes tipos de sistemas de digital asset management, para poder encontrar el que responda mejor a nuestras necesidades:
DAM de marca: centrados en materiales de marketing y ventas, como imágenes de producto, logotipos, etc.
DAM de producción: centrados en almacenar, organizar y controlar archivos que cambian con frecuencia.
DAM de biblioteca: centrados en almacenar y recuperar grandes cantidades de archivos que cambian con poca frecuencia.
Servicios de cadena de suministro digital: centrados en distribuir contenidos a minoristas digitales.
Según un estudio de la empresa WIDEN, las empresas que utilizan software DAM consiguen incrementar la eficiencia operacional en un 65%, mejorar la gestión de la marca entre empleados y fuentes externas en un 46% y aumentar el ROI en marketing en un 45%. Y es que implementar este tipo de programas aporta muchos beneficios a las empresas:
El DAM garantiza que los archivos quedan correctamente almacenados y organizados, eliminando problemas como la duplicación o la pérdida de archivos. Esto hace que sea más sencillo encontrar el activo digital que necesitamos en cada momento.
Dado que estos programas generalmente funcionan en la nube y además eliminan las versiones duplicadas, ahorran espacio en los servidores y dispositivos de la empresa. Además, al ser sistemas escalables, no están limitados por la cantidad de datos.
El DAM permite trabajar con archivos en formatos muy dispares, ya que se encarga de gestionarlos de manera automática sin necesidad de recurrir a programas especializados. A su vez, esto se traduce en un ahorro en licencias de software para la empresa.
El digital asset management ayuda a controlar mucho mejor la situación de derechos de autor. Un problema muy común en las empresas es que se utilicen por error activos digitales cuyos derechos han caducado o que se distribuyan a través de canales no autorizados. Los programas DAM controlan automáticamente la situación de derechos de autor e incluso ocultan los archivos cuya licencia ha caducado, evitando este tipo de errores.
Los programas DAM se integran con otros sistemas, como los de gestión de contenido (CMS) o de información del producto (PIM), y con múltiples canales de distribución de contenido (sitios web, redes sociales, ecommerce, etc.), lo que permite llevar a cabo una gestión de activos digitales consistente en toda la empresa.
Estos programas facilitan enormemente la localización de archivos, ya que cuentan con funciones de búsqueda basadas en metadatos.
Brandfolder es el DAM escogido por marcas como Slack o Under Armour. Entre sus funciones destacamos las siguientes:
Subir, almacenar, organizar y compartir archivos ilimitados.
Hacer copias de seguridad.
Múltiples niveles de seguridad para proteger el acceso a los archivos.
Reconocimiento de imágenes mediante IA y etiquetado automático.
Coste: personalizado (hay que solicitar presupuesto directamente en su web).
Este software DAM cuenta con el respaldo de marcas como Spotify, Canon, Puma y otras de categoría mundial. Estas son algunas de sus funciones más destacadas:
Automatizar los flujos de trabajo con versiones, anotaciones y rutas de probación.
Plantillas de marca para crear activos digitales nuevos directamente en el programa.
Integración con aplicaciones de terceros como Magento, Google Analytics, etc.
Aplicación para Android y iOS.
Coste: personalizado (hay que solicitar presupuesto directamente en su web).
Este software DAM integral ofrece muchas funciones útiles como:
Herramientas de carga masiva.
Múltiples lightboxes para organizar y gestionar activos digitales.
Función de descarga avanzada que permite elegir el formato, tamaño y calidad del archivo a descargar.
Sistema de gestión de contenidos personalizado.
Coste: entre 390 libras al mes (plan Essential) y 1430 libras al mes (plan Enterprise).
Esta solución DAM basada en la nube destaca por contar con una versión gratuita y es utilizada por marcas como Vogue, Buzzfeed y Virgin. Estas son algunas de sus características más destacadas:
Utilización de IA para etiquetar automáticamente los activos.
Acceso basado en roles para colaborar con diferentes usuarios internos y externos.
Rastreo, análisis e informes de rendimiento de activos digitales.
Coste: dispone de una versión gratuita y de 2 versiones de pago (99 dólares al mes por la versión Plus y 249 por la Advanced), además de la opción de crear una solución personalizada con precios flexibles.
Este software de digital asset management es particularmente interesante para almacenar y administrar fotos y vídeos. Estas son sus principales funciones:
Permite cambiar la resolución, el color, el formato y otras características directamente en el software.
Compatible con múltiples formatos diferentes.
Permite intercambiar vídeos sin necesidad de descargar archivos.
Coste: personalizado (hay que solicitar presupuesto directamente en su web).