Por Marina Sala, publicado el 26 enero 2023
Hubspot es una de las plataformas más famosas de CRM. Tiene todas las herramientas necesarias para que los equipos de marketing, ventas, atención al cliente y gestión de contenido puedan realizar de forma ágil y cómoda su trabajo. En definitiva, es un gran aliado para las estrategias de inbound marketing de cualquier negocio.
Pese a su utilidad, saber moverse por este software y sacarle todo el potencial no es tarea fácil. Si no se conoce y se carece de experiencia, son muchos los errores que puedes cometer como profesional. Por ello, te recomendamos que antes de lanzarte a la aventura, cuentes con la ayuda de un experto o una agencia certificada, al menos en los comienzos, para realizar un onboarding adecuado. De lo contrario, estos son los 7 errores más comunes que puedes cometer como usuario nuevo en la plataforma.
Error 1: No utilizar los recursos de aprendizaje de la plataforma
Todos y cada uno de los recursos de aprendizaje y certificación que necesitas para saber utilizar la plataforma correctamente están incluidos en la compra de tu plan de Hubspot. Así que no los desaproveches.
Para motivar a tus equipos a que lo hagan, hazles ver que saber utilizar este software no solo beneficia a la empresa, sino que aprender ese conocimiento y esas habilidades es algo que les acompañará siempre y les puede servir para alcanzar el futuro profesional que desean. Es decir, es una inversión personal.
Además de utilizar los propios recursos que la plataforma pone a tu disposición, es aconsejable que se cuente con el acompañamiento de un consultor de CRM para que el onboarding sea aún más exitoso para cualquier nuevo usuario.
Error 2: No adaptar Hubspot a tus requisitos y necesidades
Antes de empezar a poner en marcha Hubspot, tómate tu tiempo para adaptar todas las propiedades que vienen predeterminadas a los requisitos de tu empresa. De lo contrario, no podrás experimentar todo el beneficio que te puede proporcionar este software.
Ten en cuenta que estos ajustes no son algo que solo vas a tener que hacer en esta fase previa, sino que conforme vayas usando la plataforma irás notando cuáles son las modificaciones extra que vas necesitando.
En definitiva, debes personalizar tu Hubspot para que se adapte a tu público objetivo y al viaje del cliente único de tu empresa.
Error 3: No depurar tus datos antes de empezar a usarlo
La calidad de los datos que introduzcas en tu CRM marcará el éxito o no de tu trabajo en la plataforma. Por eso, uno de los pasos más importantes durante tu onboarding como usuario nuevo del software es asegurarte de que toda la información que introduces es relevante, completa y detallada.
Es importante que hagas esto al principio y no a mitad. Además, esta también es la oportunidad perfecta para sanear los datos con los que trabajas, así como para introducir dinámicas positivas en el día a día de tus equipos con respecto al cribado y el control de calidad de los datos.
Error 4: Subestimar el tiempo de aprendizaje
Este es, probablemente, el error más común que todo usuario nuevo comete al empezar a usar Hubspot. Muchas empresas creen que se necesita menos tiempo y recursos para aprender a utilizar este software del que realmente es necesario.
Todo depende de la cantidad de personas que vayan a utilizar la herramienta y del tipo de plan al que se adhieran, pero lo normal es que el onboarding e implementación de la plataforma dure aproximadamente entre uno y tres meses, incluso en ocasiones más. Además, si algunos profesionales tienen dificultades para comprender una determinada funcionalidad, puede que el tiempo se alargue.
Error 5: Falta de comunicación y consenso entre los equipos
La comunicación a la hora de integrar una nueva herramienta en tu empresa es fundamental. Tanto, que si no lo haces de la forma adecuada puede suponer más un retroceso que un avance. Para ello, lo mejor es diseñar un plan de comunicación en el que especifiques por qué has pensado incorporar este software, qué esperas de él, cuánto va a durar el proceso de onboarding y cuál es el papel que cada miembro del equipo va a tener en su uso.
Y eso no es todo, te recomendamos también que no tomes esta decisión de forma unilateral sin antes conocer la opinión de cada uno de los líderes de equipo. Su visión de la situación es crucial, ya que ellos van a experimentar las consecuencias de la integración de una nueva plataforma.
Error 6: No documentar los procesos de marketing y ventas
Otra de las cosas que no suelen hacer las empresas que quieren implementar Hubspot es identificar y dejar totalmente claros cómo son sus procesos de ventas y marketing para que sus equipos estén completamente alineados y sean absolutamente eficientes al trabajar con la herramienta.
En ese sentido, te aconsejamos que le dediques tiempo a ello antes de ponerte a trabajar con Hubspot, pues de lo contrario, tus profesionales podrían confundirse sobre la procedencia de algunos datos de la plataforma y ensuciar rápidamente la información. Ello te ayudará a que te sea más fácil escalar con este software y mejorar tus resultados.
Error 7: Ausencia de sincronización
Si antes de empezar con Hubspot trabajabas con otro CRM u otro sistema de marketing, lo más seguro es que este nuevo software esté reemplazando de forma adecuada tu anterior plataforma. Sin embargo, esto no siempre es así y puede que algunos elementos se estén traduciendo erróneamente, pudiéndote generar problemas a corto y largo plazo. Darse cuenta de ello no es fácil siendo un usuario nuevo, por lo que te aconsejamos que te apoyes en herramientas a tu disposición como es el caso de Syncsmart, la cual te ayudará a integrar en un mismo lugar y de forma adecuada todas las plataformas con las que trabajas.
Beneficios del proceso de onboarding en Hubspot
No es que Hubspot sea especialmente difícil, de hecho es un CRM bastante intuitivo. No obstante, no deja de ser una herramienta con sus peculiaridades en la cual un proceso de onboarding para cualquier usuario nuevo es crucial para usarla adecuadamente. Y es que, un onboarding bien hecho puede conllevar todos estos beneficios para tu empresa:
Mayor recuperación de la inversión realizada.
Equipos mejor formados y con más habilidades.
Menos retrasos y errores que conlleven pérdidas económicas.
Mejor capacidad para detectar cuáles son las funcionalidades clave para tu negocio.
