El kick off o reunión de lanzamiento de un proyecto de marketing es un momento clave para todo tu equipo. Un kick off efectivo nos ayuda a empezar con buen pie una nueva aventura empresarial y nos carga de energía para dar los primeros pasos. Vamos a ver las claves para lograrlo.
El "kick off" es el saque inicial con el que se comienza un partido de fútbol. Llevado al mundo corporativo, el kick off es la reunión de arranque en la que se presenta un proyecto y se explican las expectativas y las funciones de cada profesional participante.
Su objetivo principal es aclarar todas las dudas y validar los detalles del proyecto, de manera que todos los colaboradores estén en la misma página antes de ponerse en marcha. También puede servir para mejorar la motivación y la colaboración entre los miembros del equipo.
De cara al cliente, el kick off sirve para poder alinear los planes con los resultados esperados y presentar oficialmente al equipo de profesionales encargados de la campaña.
Hazte con toda la información necesaria. Después del kick off, todos los asistentes deberían tener muy claro en qué consiste el proyecto y qué se espera exactamente de ellos. Por tanto, el organizador de la reunión debería conocer a fondo todo el contexto y los detalles: resultados esperados, estado de diferentes elementos, estudio de la competencia, timing y tareas a asignar...
Escoge el lugar y el momento adecuados. Una opción que puede resultar interesante es hacer la reunión kick off fuera de la empresa, quizás en combinación con alguna actividad de role playing, ya que esto puede aumentar la importancia atribuida a la reunión y mejorar el factor motivador. En cuando al momento, hay que buscar una fecha que no coincida con cierres de otros proyectos, para que todos los colaboradores tengan el nivel de tiempo disponible y energía adecuados.
Planifica la estrategia. En el momento de lanzar un proyecto, hay que tener muy claras las bases en las que se sustenta, los objetivos que queremos conseguir y cómo vamos a medirlos. De la misma manera, también debemos definir una serie de responsables y las tareas de las que deben encargarse, así como los flujos de comunicación entre ellos.
Define una agenda clara. La idea es que el kick off no se eternice, sino que sea una reunión breve, eficaz y motivadora. Para ello, tenemos que tener claro un orden del día y no dejar que los temas se alarguen demasiado.
Haz un seguimiento. Un kick off eficaz es el comienzo de un largo camino. Para que las buenas intenciones no queden en el olvido, en esta reunión también deberíamos definir un plan claro de seguimiento, con reuniones periódicas en las que los diferentes responsables puedan informar al equipo de la marcha del proyecto. ¡Ya estáis listos para vuestra nueva aventura!