Slack es una aplicación que permite la comunicación y colaboración entre diferentes miembros de un mismo equipo. Esta herramienta fue lanzada en el año 2013 de la mano de Stewart Butterfield, Eric Costello, Cal Henderson, y Serguei Mourachov, que estaban trabajando en la creación de un videojuego y necesitaban mejorar la comunicación entre ellos, por lo que decidieron crear Slack. Actualmente la utilizan muchas empresas que quieren facilitar la mensajería en tiempo real, gestionar proyectos e integrar aplicaciones desde un mismo lugar.
Aunque Slack es muy popular, en función de las necesidades, el tamaño del equipo y otros factores, existen algunas muy buenas alternativas que vale la pena conocer.
Microsoft Teams es una plataforma colaborativa de la compañía Microsoft muy completa a nivel de funciones. Permite a los usuarios hacer videollamadas, chatear en tiempo real y compartir archivos, así como también facilita la colaboración en documentos y la gestión de proyectos desde un mismo lugar.
La herramienta puede utilizarse a nivel personal de forma gratuita, pero las empresas deberán elegir uno de los planes de pago para tener un espacio de trabajo compartido. Es decir, el plan gratuito no es apto para fines profesionales o laborales.
Entre las mejores funcionalidades de Microsoft Teams destaca que en sus planes de pago permite, como mínimo, la participación de hasta 300 participantes, así como da acceso a colaboraciones y chats en tiempo real, a un historial de chat ilimitado, a entre 10GB y un 1TB de almacenamiento, etc.
Trello es una herramienta diseñada para organizarse tanto a nivel individual como de equipo a través de tableros y tarjetas y está pensada para agilizar flujos de trabajo, mejorar la productividad y hacer mucho más sencillo el control de actividades pendientes, en curso o finalizadas. Además, es muy fácil de utilizar e intuitiva.
Entre sus principales ventajas o funcionalidades destacarían que permite la compartición de tareas, proyectos y archivos en tiempo real con otros usuarios. También permite añadir comentarios, establecer un estatus a cada tarea o proyecto y asignar tareas a uno o varios usuarios. Sin embargo, Trello está pensado para proyectos pequeños, por lo que para grandes empresas o para tareas de gran tamaño puede quedarse corto.
Dispone de un plan gratuito que permite hasta 10 tableros de trabajo y planes de pago para empresas que necesiten tableros ilimitados y algunas funcionalidades adicionales, como algunas de administración y seguridad o una mayor personalización.
Asana es una plataforma que permite gestionar y planificar proyectos y tareas de una forma sencilla y rápida.
A través de Asana es mucho más fácil organizarse, comunicarse con el resto del equipo y gestionar cualquier proyecto, ya que, de forma muy visual, se puede conocer su estado, el plazo de entrega y quién o quiénes son los responsables de llevarlo a cabo. Uno de sus puntos fuertes es la interfaz, que es muy agradable y atractiva, además de intuitiva. Lo único que hay que tener en cuenta es que no permite exportar archivos en formato PDF o Excel, lo cual podría llegar a ser un problema para algunos equipos o empresas.
Dispone de un plan gratuito, aunque un poco limitado y pensado para trabajar de forma individual o para equipos muy pequeños; y varios planes de pago para equipos más grandes y con funcionalidades adicionales.
Mattermost es otra muy buena alternativa a Slack. Esta herramienta colaborativa permite hablar por chat con miembros del equipo y enviar archivos de forma rápida y efectiva.
Una de las principales características de Mattermost es que es accesible tanto en versión app como escritorio y web. Además, la interfaz está disponible en varios idiomas, por lo que es muy versátil y útil para empresas que trabajan con miembros de diferentes nacionalidades.
Se trata, entonces, de una plataforma perfecta para mantener a los equipos de trabajo conectados en tiempo real, así como para aquellas empresas que manejen datos sensibles e información confidencial, ya que cumple con los estándares de seguridad más altos. También cabe destacar que se integra con otras herramientas colaborativas, lo cual puede ser útil para una mayor gestión y organización.
Dispone de un plan gratuito para equipos de hasta 50 personas y planes de pago para empresas o equipos más grandes.
Flock es una de esas herramientas que se consideran competencia directa de Slack, por lo que sus características y funcionalidades son bastante parecidas.
A través de Flock se pueden llevar a cabo chats de grupo, llamadas de audio y vídeo. Además, ofrece 5GB de almacenamiento por equipo en su plan gratuito y entre 10 GB y 20 GB por miembro en sus planes de pago. Lo que sí hay que tener en cuenta es que no dispone de canales privados en el plan gratuito.
Se trata, en general, de una muy buena opción para aquellos equipos o empresas que busquen una aplicación prácticamente idéntica a Slack pero un poco más económica.
Chanty es también una muy buena alternativa a Slack, ya que también permite hacer llamadas de audio y vídeo y enviar mensajes de texto o voz.
La aplicación es sencilla e intuitiva y permite organizar el espacio de trabajo de una forma muy cómoda y visual. Además, permite crear canales públicos y privados, crear tareas desde el mismo chat y compartir archivos de forma rápida. Una de sus particularidades es que dentro de un canal se puede elegir quién puede enviar mensajes y quién puede solo leerlos, lo que permite una mayor organización y gestión de los grupos de trabajo.
Uno de los inconvenientes de Chanty es que en su versión gratuita solo permite a 5 usuarios, por lo que esta se limita a equipos muy pequeños. Para equipos más grandes es necesario recurrir a un plan de pago, que, para su favor, son más económicos que los de Slack.
Twist sería una de esas herramientas de teletrabajo diseñadas para equipos que no se conectan a la vez, ya que su canal de comunicación se asemeja más al de un foro que al de un chat. Además, permite dividir los canales en temas para que sea mucho más fácil la gestión y organización.
No es la aplicación idónea para equipos que necesiten contactar con alguien de forma inmediata o donde el trabajo sea colaborativo en tiempo real.
Dispone de un plan gratuito con algunas limitaciones, perfecto para equipos pequeños; y un plan de pago.
Para tener más claras las funciones y características de cada una de las herramientas mencionadas, dejamos aquí en forma de listado un resumen de los puntos más importantes:
Para elegir la mejor alternativa a Slack deben valorarse diferentes factores, siendo uno de ellos el tamaño del equipo, ya que las hay que son más adecuadas para equipos pequeños, como Trello; y otras para equipos más grandes, como Microsoft Teams.
También debería valorarse qué necesita el equipo, ya que los habrá que no necesiten comunicarse entre ellos en tiempo real, en cuyo caso Twist sería una muy buena opción; y los habrá que necesiten estar en continuo contacto a través de chat o videollamada, y en este caso sería mejor algo tipo Flock.
El tipo de tareas y proyectos que se llevan a cabo también es un factor fundamental a la hora de escoger una herramienta tipo Slack, ya que, a mayor complejidad, más funcionalidades se necesitarán. Y, obviamente, se debe determinar muy bien qué presupuesto que va a destinarse a la aplicación y valorar si con una opción gratuita es o no suficiente.
Otros factores que también pueden ayudar a elegir la mejor alternativa a Slack es la compatibilidad con otras herramientas que se estén utilizando, la facilidad de uso o la opinión de los mismos miembros del equipo.
Cambiar de una herramienta a otra puede ser un proceso complicado, especialmente cuando el equipo está ya muy familiarizado con ella. Sin embargo, para cambiar de Slack a cualquier otra aplicación es necesario planificar dicho cambio con tiempo, exponiendo muy bien los motivos y las ventajas de cambiar al equipo o a los equipos.
También puede haber un grupo de responsables o un equipo que lidere y organice esa transición, incluso puede implementarse primero en un grupo pequeño y, tras obtener el feedback, extender el cambio al resto de equipos. Pero, tanto si se hace de forma paulatina como si no, hay que establecer un periodo de adaptación.
Lo que sí debe hacerse siempre es planificar muy bien la migración de datos para que no se pierda información por el camino, así como monitorear el cambio y hacer una valoración de lo que ha supuesto ese cambio.