Por Marc Marugán, publicado el 8 marzo 2022
A medida que tu ecommerce crece, necesitas plantearte maneras efectivas de organizar los procesos de trabajo. Y una manera muy eficiente de hacerlo es utilizar un ERP.
Los ERP son un sector en crecimiento y se calcula que han generado 47.000 millones de dólares en estos últimos 5 años. Hay ERP de muchos tipos diferentes, incluyendo soluciones adecuadas para pequeñas, medianas y grandes empresas, ya que todas necesitan organizar sus operaciones. Sigue leyendo para descubrir cómo funcionan los ERPs y cómo encontrar el más adecuado para tu ecommerce.
¿Qué es un sistema ERP y cuál es su función?
Un sistema ERP (del inglés “entreprise resource planning”) es un software que gestiona y automatiza los diferentes procesos administrativos y operativos de una empresa.
El software ERP ayuda a las empresas a gestionar las diferentes tareas del día a día, como administrar el inventario, fijar los precios, hacer un seguimiento de las ventas, llevar la contabilidad, gestionar los riesgos o contratar personal. Podríamos decir que es una manera de unificar muchos procesos de negocio diferentes en un solo sistema.
Los sistemas de software ERP están compuestos de diferentes módulos que gestionan un área concreta de la empresa, como los recursos humanos o la logística. Todos estos módulos son capaces de comunicarse entre sí y comparten una misma base de datos, de manera que pueden funcionar de manera integrada. El usuario de un ERP puede acceder a toda esta información para obtener visibilidad en tiempo real de todos los procesos de la empresa, lo que mejora la toma de decisiones.
El concepto de ERP surgió por primera vez en los 90. Por aquel entonces, la mayoría de los ERP se instalaban en el servidor del cliente y utilizaban sus centros de datos. Hoy en día, estas herramientas han evolucionado y nos encontramos principalmente con 3 tipos de ERP:
- ERP locales: los más tradicionales, se implementan en los propios ordenadores y servidores de la empresa. Así, esta controla por completo todos los aspectos del sistema y es la propietaria de los mismos, pero a cambio, exige disponer de recursos locales para administrar todo el sistema.
- ERP en la nube: las soluciones cloud se comercializan con un modelo de “software como servicio” (SaaS), de manera que la empresa puede acceder al sistema a través de cualquier ordenador conectado a internet. Esto ofrece mucha más flexibilidad que los sistemas locales, pero a cambio los datos se alojan fuera de la empresa.
- ERP híbridos: por último, los modelos híbridos combinan implementación cloud y local para adaptarse a las necesidades particulares de cada empresa y combinar los puntos fuertes de ambos modelos.
Ventajas y desventajas de un ERP
Ventajas de los ERP
Mejor gestión de los datos. Al utilizar una sola base de datos unificada, se elimina la necesidad de introducir los datos manualmente en cada departamento de la empresa, y por tanto se reduce la posibilidad de errores humanos e inconsistencias.
Automatización de los procesos. Con un ERP, la gestión del día a día empresarial se vuelve mucho más fácil, ya que la herramienta se encarga de organizar los flujos de trabajo. Esto da lugar a un gran ahorro de tiempo y costes para la empresa.
Acceso a la información. Los ERP eliminan los llamados “silos de datos” dentro de los diferentes departamentos. Toda la información relevante está disponible en el momento en que es necesario utilizarla.
Mejores análisis. Las soluciones de inteligencia de negocio integradas permiten elaborar informes sobre tu empresa a partir de la base de datos del ERP, lo cual te ayuda a conocer a fondo el estado de la empresa en tiempo real y mejorar los procesos internos.
Mayor productividad y eficiencia. Al eliminar tareas redundantes, automatizar los procesos y mejorar los análisis, los ERP permiten administrar la empresa de una manera mucho más eficiente y emplear al personal y los recursos de manera óptima.
Desventajas de los ERP
Coste. Las soluciones de ERP completas y con muchas opciones de personalización tienen un coste elevado, por lo que quedan fuera del alcance de muchas pequeñas y medianas empresas. Además, pueden aparecer los llamados “costes ocultos” después de la implementación, como la necesidad de mejorar el hardware o el software o de ampliar el proyecto inicial. Por suerte, podemos encontrar en el mercado soluciones prediseñadas de bajo coste pensadas especialmente para pymes.
Dificultades de implementación. Implementar una solución de ERP implica cambiar toda la manera de trabajar en tu ecommerce, por lo que requiere un tiempo de formación y adaptación. Además, en el caso de los ERP locales, es necesario preparar el hardware y la infraestructura necesarios. Por tanto, hay que pensar en el ERP como una inversión a largo plazo, ya que una vez pasado este proceso de adaptación, podremos aprovechar todas sus ventajas.
¿Qué empresas deberían usar un ERP?
El mercado de los ERP ofrece soluciones adecuadas para todo tipo de empresas, desde pymes hasta grandes multinacionales. Además, estos sistemas suelen estar divididos en distintos módulos personalizables, lo que permite adaptarse a procesos de trabajo y sectores muy diferentes.
En general, cuando una empresa empieza a crecer, lo mejor es implementar una solución de ERP para optimizar los procesos desde el principio. Estas son algunas señales de que tu empresa necesita un ERP:
Tu equipo y tú invertís demasiado tiempo en tareas administrativas y de entrada de datos, y eso hace que las tareas creativas y estratégicas se vayan posponiendo.
Tienes muchas aplicaciones diferentes para gestionar tu empresa y no están bien sincronizadas entre sí.
No haces un buen seguimiento de métricas importantes, como la satisfacción del cliente.
Utilizas herramientas de gestión de proyectos, pero te encuentras con que tienes demasiadas tareas pendientes en la lista.
Estás trabajando en remoto y te resulta difícil coordinar los procesos y el equipo.
Te resulta difícil hacer un seguimiento preciso del inventario y los precios.
Las cifras de resultados de tu negocio están repartidas entre diferentes sistemas, y eso hace que te resulte difícil recopilar toda la información que necesitas para elaborar informes.
Los 10 mejores ERP para tu ecommerce
1) Magento
Magento es una herramienta de ERP gratuita y de código abierto, lo que la convierte en una solución excelente para empezar con tu ecommerce. El sistema maneja todos los procesos de la empresa, incluyendo nóminas y suministros, y añade nuevos complementos y extensiones con frecuencia. Además, destaca por ser fácil de usar.
2) Brightpearl
Este ERP incluye soluciones de gestión de inventario, pedidos, contabilidad, gestión de flujos de trabajo y CRM. Cuenta con una estructura SaaS con diferentes niveles de servicio, por lo que puede adaptarse a empresas de diferentes tamaños y presupuestos. Además, se integra a la perfección con otros servicios, como Slack.
3) Microsoft Dynamics 365
La suite de Microsoft Dynamics es una opción de lo más completa para gestionar tu empresa, ya que incluye funcionalidades de ERP, CRM, ofimática e inteligencia de negocio. Con este software podrás tener todos los datos operativos, financieros y de clientes de tu empresa en un solo sistema alojado en la nube.
4) Skubana
Skubana se define como “una solución todo en uno basada en la nube”. Este ERP ofrece un paquete muy completo de herramientas para tu ecommerce, que incluye automatización de operaciones, gestión y pronóstico de inventarios y pedidos y análisis operativo. Además, está integrado con las plataformas y soluciones más importantes del sector.
5) Sage 200
Esta solución esta especialmente pensada para empresas entre 10 y 200 empleados. Cuenta con funcionalidades de gestión financiera y comercial, CRM y soluciones conectadas como Sage Catálogo 2.o o Sage DigitalDocs. Se trata de una solución muy completa para acompañar a las pymes en su proceso de crecimiento.
6) Oracle NetSuite
Este ERP se fundó en 1998 y es adecuado para empresas de todos los tamaños y sectores. Cuenta con una variedad de aplicaciones basadas en la nube y funciona en múltiples navegadores diferentes. Sus funcionalidades incluyen facturación, CRM, finanzas, gestión del inventario, inteligencia de negocio y seguridad integrada.
7) Aquilon Software
Aquilon es un ERP pensado para empresas de tamaño medio y startups. Dispone de 17 módulos que gestionan aspectos como la gestión financiera, la cadena de suministro, la fabricación y la redacción de informes. Además, puede utilizarse desde cualquier dispositivo conectado a internet, por lo que facilita gestionar tu ecommerce estés donde estés.
8) Aqua eBS
Un software dirigido a pequeñas y medianas empresas que cubre todas las áreas de la empresa de manera integrada. Destaca especialmente por incorporar la tecnología RPA (automatización robótica de procesos) para agilizar los flujos de trabajo.
9) SAP Business One
Este ERP incluye todas las herramientas necesarias para que las pequeñas y medianas empresas puedan gestionar sus áreas más importantes. El software recopila la información fundamental de la empresa y ofrece una visibilidad completa de lo que está pasando con el negocio.
10) ECI Software Solutions
ECI ofrece ERP basados en la nube para diferentes nichos empresariales, como fabricación o mantenimiento de equipos. Dispone de diferentes soluciones específicas para cada uno de los sectores con los que trabaja y está pensado para empresas de tamaño mediano.
