Por David Tomas, publicado el 10 septiembre 2024
Un resumen ejecutivo es un documento que sintetiza el plan de empresa y proporciona una visión general de los puntos clave del negocio. Sería una especie de briefing, ya que sirve para resumir una propuesta o informe más extenso y hacerlo, de esta manera, mucho más comprensible, lo que facilita y agiliza la toma de decisiones.
Aunque forma parte del plan de empresa y es un resumen de este, también debe poderse utilizar de forma independiente. Esto significa que debe tener sentido por sí mismo para que la persona que lo consulte, ya sea inversor, socio o cliente potencial, sea capaz de entender en qué consiste el proyecto.
Para qué sirve
Muchas empresas creen que con el plan de empresa es suficiente. Sin embargo, los inversores, socios o clientes potenciales no disponen de tiempo, recursos o interés en conocer todos los detalles de ese proyecto, de ahí que sea tan importante disponer de un resumen que sintetice toda esa información.
El resumen ejecutivo, además, debe estar diseñado tanto para los miembros del equipo que estén trabajando en el proyecto como para personas externas a él, de forma que todas puedan entender en qué consiste y cuáles son sus puntos clave o más importantes sin entrar en detalles irrelevantes. Si alguien quiere o necesita más información, de forma libre puede elegir acceder al informe más extenso.
Teniendo en cuenta su objetivo, un resumen ejecutivo sirve para dar una visión general clara y concisa de un proyecto. De esta manera se puede entender de forma rápida y sencilla en qué consiste el plan de empresa, sacar conclusiones y tomar decisiones en consecuencia.
Cómo puede ayudarte un resumen ejecutivo
Teniendo claro qué es un resumen ejecutivo y para qué sirve, lo siguiente es saber cómo puede ayudar en una empresa o en un proyecto y para qué puede ser útil. Básicamente, y de forma resumida, a través de este documento se pueden tomar mejores decisiones, se puede ahorrar tiempo y se mejora la comunicación.
Toma de decisiones
Cuando la información se presenta de una forma directa, clara y concisa y destacando los aspectos más importantes, como los objetivos, las conclusiones y las recomendaciones; el lector obtiene la información justa y necesaria para poder tomar una decisión con fundamento y desde el conocimiento.
Ahorro de tiempo
A diferencia del plan de empresa, que es un documento extenso y detallado, con el resumen ejecutivo se puede entender en qué consiste un proyecto y cuáles son sus puntos clave de una forma rápida y sencilla. Esto es porque la información se presenta de una manera clara y concisa.
Lo que sí se debe tener en cuenta es que este documento debe tener sentido por sí mismo y la consulta del plan de empresa debe ser opcional, solo para aquellas personas que quieran obtener más datos e información. Si para poder entender el proyecto y poder tomar decisiones se debe consultar el plan de empresa, significa que el resumen ejecutivo no se ha hecho de forma correcta o no contiene la información suficiente, ya que en este caso no se estará ahorrando tiempo.
Mejora de la comunicación
Otro detalle importante es que las ideas, cuando se presentan de forma concisa y directa, la atención se capta de una manera mucho más efectiva. Además, todos los lectores tendrán una comprensión común de los puntos clave del proyecto.
Elementos más importantes
Para lograr un resumen ejecutivo realmente efectivo hay unos elementos que no pueden faltar. Uno de ellos es la introducción, que debe resumir de forma muy breve todo el contenido del documento, incluido de qué trata y cuáles son los objetivos y beneficios del proyecto.
A continuación, debe haber un punto en el que se presente al responsable o responsables del proyecto, destacando formación y experiencia; y en el que se den algunos detalles sobre la empresa u organización, ya que el lector debe saber el sector al que pertenece, a qué se dedica, la misión y visión de la empresa, qué ofrece y quiénes son sus clientes. Este punto también debe ser muy breve y, a la vez, debe servir para introducir el plan de negocios.
Ahora llega el momento de presentar el proyecto o plan de empresa, que debe hacerse de una forma clara, directa y concisa, indicando qué tipo de productos o servicios van a ofrecerse o se van a ver afectados, los objetivos, qué necesidades pretende cubrir, a quién va dirigido, qué tipo de competencia existe… Y, sobre todo, qué recursos son necesarios para poder llevar a cabo el proyecto dentro de un periodo de tiempo determinado. Esto, a su vez, implica destacar las fortalezas de la empresa y la situación en la que se encuentra, por lo que deberá especificarse la tasa de crecimiento hasta la fecha, lo que se pretende crecer con este nuevo proyecto y los ingresos y recursos actuales.
Después debe haber un punto en el que se debe explicar la estrategia que se va a seguir teniendo en cuenta todos los datos e información anterior. Es decir, la estrategia se ha tenido que diseñar en función de los recursos de los que dispone la empresa, así como el tipo de público al que se quiere llegar y el tipo de producto o servicio que se quiere ofrecer, entre otras cosas. También se deben indicar las necesidades que tiene la empresa para poder llevar a cabo el proyecto, tanto a nivel económico como humano y material.
Y, finalmente, se deben indicar los datos de contacto de la empresa, que puede ser el del responsable o los responsables del proyecto.
Con toda esta información debe quedar claro cuál es el plan de empresa y debería ser suficiente para entenderlo y afrontarlo. Aunque aquellas personas que deseen ampliar la información pueden consultar el documento o informe original, más extenso y detallado, esto no debería ser obligatorio o necesario para entender el proyecto y tomar decisiones.
Pasos para crear un resumen ejecutivo
Cada parte que compone el resumen ejecutivo contiene mucha información, por lo que antes de crearlo y darlo por bueno es necesario seguir algunos pasos que podrían facilitar su elaboración:
Analizar el plan de empresa: antes de elaborar un resumen ejecutivo, debe analizarse el documento completo y extenso, aquel que explica el plan de empresa de forma detallada.
Diseñar y verificar la estructura del resumen ejecutivo: antes de redactar conviene diseñar la estructura con toda la información que debe contener el resumen ejecutivo.
Prestar atención a los puntos principales del plan de empresa: ninguno de esos puntos debe quedarse sin explicar, por lo que es importante asegurarse de que hay espacio para ellos en la estructura que se haya diseñado previamente.
Redactar: la redacción debe hacerse siguiendo la estructura y utilizando un lenguaje correcto en todos los aspectos y la información debe darse de una forma clara, directa y concisa.
Todo resumen ejecutivo debe revisarse para corregir posibles errores, quitar o añadir información y asegurarse de que contiene toda la información necesaria. También se le puede pedir a alguien externo que lo lea, ya que es una forma de asegurarse de que todo ha quedado correctamente explicado.
Siguiendo estos sencillos pasos, y teniendo clara la información del punto anterior, hacer un buen resumen ejecutivo puede ser mucho más sencillo de lo que parece.
Ejemplo de un resumen ejecutivo
A continuación, y para poder entender mejor cómo hacer un resumen ejecutivo, dejamos un ejemplo que puede ser útil. Este sería el resumen ejecutivo de una empresa dedicada a la fabricación de dispositivos tecnológicos de forma ecológica. Obviamente, es un resumen ejecutivo muy breve que podría extenderse tanto como fuera necesario. Aquí el objetivo es que te sirva como fuente de inspiración:
Al ejemplo mostrado, se podría añadir una conclusión y los datos de contacto de la persona responsable del proyecto. Por ejemplo:
[Nombre de la empresa] está en una muy buena posición para poder llevar a cabo este proyecto, ya que dispone de recursos suficientes para poder desarrollarlo y posee un equipo experimentado. Además, pertenece a un mercado que se encuentra en plena expansión.
[Datos de contacto de la persona responsable del proyecto]
Este sería un ejemplo de resumen ejecutivo, aunque como ya hemos comentado, cada uno de los puntos puede ampliarse para dar información que pueda ser relevante para el lector.
Consejos para crear un resumen ejecutivo
Para crear un buen resumen ejecutivo, además de todo lo que se ha mencionado en este artículo, merece la pena tener en cuenta algunos tips o consejos adicionales. El primero de ellos es que es mejor utilizar un lenguaje entendible y evitar tecnicismos, ya que la idea y el objetivo es que cualquier persona puede entenderlo. Lo segundo es recordar que no se trata de un informe completo, por lo que no es necesario entrar en detalles, aunque sí debe tener sentido por sí solo. Y, para hacerlo más entendible, además de llamativo y atractivo, se pueden introducir elementos visuales, como gráficos, imágenes o infografías.
Además, se trata de un documento que debería centrarse, sobre todo, en los aspectos positivos de la empresa y en las fortalezas del proyecto. Los riesgos es mejor especificarlos en el plan de empresa, que es el documento extenso y completo.
