Un action plan es una hoja de ruta que permite gestionar proyectos u organizar estrategias para que sea mucho más sencillo lograr unos objetivos previamente establecidos. El plan de acción, entonces, es muy necesario para poder lograr unas metas y objetivos a través del camino más efectivo.
El action plan o plan de acción es una herramienta clave para poder organizar y ejecutar proyectos o estrategias de una forma clara y siguiendo la dirección correcta. También ayuda a asignar responsabilidades y a repartir tareas, lo que hace mucho más fácil llevar un control de todo el trabajo y evita que queden tareas sin ejecutar.
Otro de los motivos por los que se necesita un action plan es que permite llevar una mejor gestión del tiempo, haciendo mucho más viable que se cumpla con el calendario. Incluso es posible identificar aquellas tareas más complejas o prioritarias de una forma mucho más rápida y fácil, lo que permite centrar recursos y esfuerzos en ellas de una manera mucho más eficiente.
A través de un plan de acción también se puede lograr una comunicación mucho más efectiva entre equipos y se pueden prevenir riesgos y obstáculos a lo largo de todo el proyecto o estrategia.
Todo esto significa que un action plan es fundamental para asegurarse de que el proyecto va a ejecutarse de forma correcta y ordenada, aumentando así las probabilidades de éxito.
Para que un plan de acción tenga éxito es necesario que en él se especifiquen de forma clara y precisa los objetivos que quieren alcanzarse, tanto el principal como los secundarios. También deberán especificarse qué tareas o acciones son necesarias para poder alcanzarlos.
Otra información que debe incluir un action plan es el equipo o las personas responsables de cada una de las tareas, para evitar duplicaciones o que alguna parte quede sin ejecutar. También es importante incluir los plazos y cronogramas, así como los recursos necesarios para completar las tareas.
Otros datos que no pueden faltar son los indicadores o métricas con las que se puede medir el éxito del proyecto; los riesgos, problemáticas u obstáculos que puedan surgir, así como las posibles estrategias o acciones que permitan superarlos; las herramientas que van a utilizarse para monitorear el progreso y el plan de comunicación. También es importante especificar cada cuanto van a hacerse revisiones y ajustes del proyecto o estrategia.
Para hacer un plan de acción y poder incluir toda la información necesaria bastaría con seguir los siguientes seis puntos:
Definir los objetivos SMART, que significa que deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y con tiempo limitado.
Identificar las tareas que pueden llevar a alcanzar esos objetivos SMART. Además de identificarlas, es necesario analizarlas para poder determinar los recursos necesarios para ejecutarlas de forma correcta.
Asignar recursos para que los miembros de cada equipo sepan qué hacer y conozcan el presupuesto y el material del que disponen para llevar a cabo cada una de las tareas.
Priorizar las tareas para empezar el proyecto de la forma más efectiva posible.
Definir plazos y crear un calendario, que debe ser factible y coherente.
Evaluar, supervisar y ajustar el plan de acción para adaptarse a las nuevas situaciones.
Un plan de ruta se establece para poder ser más efectivo en el proyecto o estrategia, por lo que, aunque esté abierto a posibles cambios, siempre con el fin de adaptarse a nuevas situaciones, debería cumplirse en lo máximo de lo posible.
Para poder entender mejor cómo hacer un plan de acción o cómo funciona, lo mejor es a través de un ejemplo:
Si quiere llevarse a cabo un plan de acción para aumentar el tráfico web, en este caso el objetivo SMART sería aumentar el número de visitantes en un plazo máximo de, por ejemplo, 12 meses. Será necesario especificar entonces las tareas que harán más fácil lograrlo, que puede ser crear de contenido web atractivo e interesante; hacer publicaciones en redes sociales más llamativas y que inciten a la compartición; y enviar newsletters mensuales informando de contenido específico.
Una vez decidido esto se deberán escoger las personas o los equipos más capacitados y adecuados para llevar a cabo las tareas, así como establecer un calendario de publicaciones.