Por Tanit de Pouplana, publicado en 28 agosto 2024
Un cronograma es una herramienta de planificación que se utiliza para establecer el orden de unas tareas o acciones específicas, así como la duración de cada una de ellas. Sirve para organizar el tiempo y los recursos necesarios, asegurarse de que las personas implicadas entienden y conocen sus responsabilidades, facilitar todo el proceso y garantizar la ejecución de todas las tareas que se necesitan para alcanzar unos objetivos específicos.
Beneficios de hacer un cronograma
Hacer un cronograma tiene una serie de ventajas o beneficios, tanto para la empresa en general como para los equipos implicados en la ejecución de ciertas tareas. Una de estas ventajas es que aumenta el sentido de la responsabilidad, ya que cada persona implicada conoce y sabe la tarea o las tareas que debe llevar a cabo y los plazos de ejecución, así como lo que supondría para el proyecto si se produjera un retraso.
Otro beneficio es que permite organizarse y planificarse de una forma mucho más efectiva, ya que a través del cronograma se tiene una visión clara y realista de todo lo que debe llevarse a cabo para completar los hitos del proyecto. Esto hace que el proyecto evolucione de una forma mucho más efectiva. Además, a través de un cronograma se es más consciente del tiempo y los recursos que consume cada tarea y el proyecto en sí.
También se considera ventaja que, si el plan falla, el cronograma permite anticiparse, reajustar y actuar en consecuencia de forma rápida, evitando así que el proyecto se detenga. Además, hace que cualquier información, por muy compleja que sea, se presente de forma clara y visual, facilitando así su comprensión.
Cuando se debería crear un cronograma
El cronograma debería crearse al inicio de un proyecto, ya que todas las tareas deberían definirse antes de empezarlo, así ya se quedarán organizadas y asignadas y se habrán especificado sus plazos de ejecución.
También es importante destacar que, teniendo el cronograma hecho desde el inicio, es mucho más sencillo hacer un seguimiento del progreso, mantener al equipo conectado y organizar eventos, actividades, campañas u otras acciones posteriores que estén relacionadas con el proyecto.
Mejores herramientas para crear un cronograma
Existen numerosas herramientas que permiten generar un cronograma, por lo que, en función del tamaño del equipo, la complejidad del proyecto y otros factores, se puede elegir una u otra.
Trello: es una herramienta muy visual que se organiza en tableros, permitiendo gestionar cualquier proyecto y flujo de trabajo. Es ideal para empresas o proyectos pequeños.
Asana: es otra herramienta muy visual de organización y gestión de proyectos, pensada tanto para pequeñas como medianas o grandes empresas. Permite saber quién está haciendo qué en cada momento. Ofrece vistas de calendario y cronograma para organizarse mejor.
Monday.com: es una plataforma muy flexible y personalizable, por lo que se adapta a cualquier tamaño de equipo y a cualquier tipo de proyecto. Ofrece múltiples vistas, incluyendo cronogramas y diagramas de Gantt, para adaptarse a las necesidades de cada empresa o equipo.
Google Sheets: es un servicio de Google que permite personalizar cronogramas. Al igual que Trello, es ideal para equipos y proyectos pequeños que necesiten organizarse de una forma rápida y sencilla.
Microsoft Project: es una herramienta que se integra a la perfección con otras de Microsoft. Está pensada para gestionar de una forma sencilla proyectos complejos, ya que ofrece funciones avanzadas de planificación y gestión de recursos.
Estas son las herramientas más conocidas y populares para hacer y gestionar un cronograma. No hay ninguna mejor que otra, ya que dependerá, en gran medida, de las necesidades y el tamaño del proyecto.
Ejemplos
Para entender mucho mejor qué es un cronograma, en el caso de que se quisiera hacer un cronograma de actividades, por ejemplo, se podrían establecer tres columnas: Actividades pendientes, Actividades en progreso y Actividades finalizadas. En cada una de las columnas se añadirían las tareas, las cuales irían cambiando de columna en función de su estado. Cada tarea debe asignarse a una persona, así como indicar la fecha de finalización.
Para algo más complejo, como un cronograma de proyecto, se puede utilizar un calendario en el que se especifiquen las tareas que deben llevarse a cabo semana a semana, así como la persona o equipo encargada de cada una de ellas.
