Zapier es una plataforma de automatización que conecta aplicaciones y servicios web. Es decir, permite una comunicación automática entre ambas partes, facilitando así la integración y realización de tareas combinadas y simplificando las tareas repetitivas.
Lo más característico de Zapier es que permite crear flujos de trabajo automatizados aunque no se tengan conocimiento de programación, ya que esta no es necesaria. Esto hace que sea una herramienta de automatización muy útil para profesionales o pequeñas y medianas empresas. Además, estos flujos de trabajo son totalmente personalizados, ya que es posible configurar acciones específicas que se den a causa de acciones ejecutadas en otras aplicaciones, ya que, tal y como hemos dicho, Zapier actúa como conector.
Esta herramienta de automatización también se caracteriza por ser capaz de conectar miles de aplicaciones y servicios diferentes, por lo que es muy versátil y se adapta a prácticamente cualquier situación o necesidad. Y a todo esto hay que sumarle que dispone de una interfaz muy intuitiva, lo que facilita tanto la configuración como gestión de automatizaciones.
Zapier puede conectarse con miles de aplicaciones y servicios diferentes, algunas más sencillas, como Slack, Asana o Trello, que están pensadas para facilitar la comunicación o gestión de equipos; y otras más complejas, como HubSpot, que es una plataforma CRM que permite gestionar campañas de marketing online. También se puede conectar con Mailchimp, que permite crear y gestionar estrategias de email marketing; o Shopify, que es una de las plataformas de ecommerce más completas.
En general, Zapier puede conectarse con prácticamente cualquier aplicación o herramienta que se utilice en una empresa, de ahí su popularidad.
Fuente: zapier.com
Hay algunos procesos diarios que pueden ser mucho más sencillos y rápidos con Zapier, para ello es necesario identificar todas aquellas tareas repetitivas que pueden automatizarse, como la transferencia de datos o notificaciones. Después, para poder sacar el máximo provecho a este software de automatización, se pueden seleccionar todas aquellas aplicaciones o herramientas que se utilizan con cierta frecuencia para conectarlas con Zapier, ya que, de esta manera, todas esas tareas repetitivas podrán automatizarse. A partir de aquí ya solo será necesario crear zaps para conseguir la automatización del flujo de trabajo.
Siempre debe comprobarse que los zaps funcionan correctamente, ya que en caso contrario deberán realizarse los cambios o ajustes que se consideren. También deberán hacerse revisiones regulares para eliminar o añadir zaps, incluso modificarlos si se considera necesario.
Aunque Zapier es una de las mejores herramientas para automatizar tareas, existen algunas alternativas que también son bastante interesantes. Una de ellas es Integromat (Make), que ofrece funcionalidades bastante avanzadas de automatización. También puede utilizarse Automate.io, que aunque es más sencilla que Zapier, las integraciones que permite son las que necesitaría cualquier profesional o pequeña empresa; o Tray.io, que es más completo.