Un forecast de ventas es una aproximación de las ventas que una empresa va a tener en un periodo de tiempo concreto. Lo más común es hacerlos por trimestre, por mes o anuales. Son, por tanto, pronósticos que se generan teniendo en cuenta las ventas de periodos pasados.
En español este tipo de informe se conoce con el nombre de pronóstico de ventas y puede ser un recurso importante para el éxito de un negocio, ya que permite tomar decisiones más fundamentadas. Sin embargo, para que un forecast de ventas sea realmente útil debe ser muy preciso y nutrirse de datos fiables. No obstante, no hay que olvidar que es una estimación y no una predicción precisa, por lo que no es un error que no se cumpla al milímetro.
Los forecast de ventas suelen ser utilizados por los accionistas, directivos, líderes de una empresa y líderes de algunos equipos. Y, aunque el equipo de ventas es el encargado principal de su elaboración, la colaboración con otros equipos (como el de marketing, finanzas, operaciones…) es crucial para que sea lo más completo y exacto posible.
En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber para redactar correctamente un forecast de ventas. ¡Vamos allá!
Resumen ejecutivo: es una descripción general sobre las conclusiones del informe en la que se mencionan los puntos más importantes. Suele ir al principio del informe y se caracteriza por ser conciso y breve, además de por estar redactado en un lenguaje poco técnico.
Introducción: este apartado incluye una descripción general del negocio, qué vende y qué periodo de tiempo abarca el informe. También se especifican los métodos, herramientas y estrategias que se han seguido para hacer el pronóstico de ventas.
Análisis del mercado: aquí se deben especificar detalles del sector al que pertenece la empresa, como tamaño, tendencias, condiciones, competencia…
Representaciones visuales de datos: es importante que un forecast de ventas esté complementado por gráficos de diferentes tipos que muestren visualmente los datos y previsiones que se mencionan.
Análisis histórico de ventas: se debe hacer un recorrido por las ventas pasadas de la empresa, desglosando los resultados por temporada, producto o servicio, región, canal de ventas, etc.
Pronóstico de ventas: uno de los apartados debe estar enfocado en las predicciones de ventas y explicar las razones por las cuales se ha llegado a determinadas aproximaciones. El pronóstico también se realiza desglosando los diferentes supuestos por temporada, producto, región, canal…
Análisis de riesgos: otro apartado debe estar dedicado a explicar cuáles son los factores que podrían afectar al cumplimiento de las previsiones, como los cambios en la competencia, los cambios económicos o los cambios legislativos de la región, entre otros. También se deben indicar las recomendaciones o pasos a seguir para reducir los efectos de determinadas situaciones, en el caso de que sucedieran.
Conclusiones: es lo que cierra el informe y donde se vuelven a mencionar los puntos y datos claves del informe, pero esta vez de forma más estructurada, normalmente por puntos.
Estos son los datos que deben estar sí o sí presentes en tu pronóstico de ventas, ya que su valor es realmente útil para el estudio.
Histórico de ventas: permite identificar tendencias, patrones y realizar una previsión más precisa. Se debe también desglosar.
Condiciones del mercado: engloba datos sobre la economía de la región, tendencias del consumidor y resultados de la competencia.
Los efectos del marketing sobre las ventas.
La variación de los resultados según determinados supuestos y sucesos.
Comparación de las previsiones con los objetivos de la empresa.
Sin un forecast de ventas, las empresas podrían destinar más recursos de los necesarios en sus estrategias y perder dinero, pudiendo llegar a encontrarse en una posición de riesgo financiero.
Las predicciones que se hacen en este tipo de informes ayudan a un negocio a ser más eficiente y a mantener la calidad de sus productos o servicios.
Las previsiones de venta también son un recurso muy valioso tanto para adelantarse a las tendencias y poder aprovecharlas como para no verse tan afectado por determinados acontecimientos.
En cuanto a los riesgos, debido a que es algo que se analiza al realizar un informe de este tipo, la empresa está preparada y puede tomar medidas con tiempo suficiente para evitar consecuencias muy negativas.
De la misma manera, en cuanto a las tendencias, si se tienen en cuenta con tiempo, se pueden preparar estrategias para aprovecharlas y sacarles el máximo rendimiento.
Los recursos pueden ser mejor empleados y mejor distribuidos entre las diferentes tareas si se sustentan en una predicción de ventas. Incluso, de esta forma se evitan los gastos innecesarios.
La atención al cliente se puede ver también mejorada, sobre todo porque los equipos pueden conocer mejor la situación de la empresa y ofrecer a los clientes expectativas más realistas sobre los plazos y las características de un producto o servicio. Esto evita frustraciones y decepciones por parte de los clientes.
Lo mejor del proceso de elaborar un pronóstico de ventas es que puedes apoyarte en herramientas de forecasting para obtener datos y previsiones. Son programas informáticos que combinan los datos de tu empresa con diferentes métodos estadísticos y las tendencias del mercado para obtener aproximaciones sobre tus ventas.
Debido a su gran utilidad, el primer paso a la hora de hacer un forecast de ventas es elegir la herramienta más adecuada para tu organización. Más adelante te daremos algunos consejos al respecto.
Tu herramienta de forecasting no va a poder hacer análisis adaptados a tu organización si no cuentas con una cantidad de datos suficiente y un histórico en la que basarse.
Herramientas como los software de datos están diseñadas para recolectar, almacenar y organizar los datos, además de para poder integrarse con las herramientas de forecasting y que compartan información.
Antes de empezar a utilizar tu herramienta de forecasting es fundamental que definas los parámetros, metodología a seguir y objetivos que quieres analizar. Todas estas instrucciones se las deberás de dar a la herramienta de forecasting para que, en base a ellas, elabore sus previsiones.
Una vez la herramienta ya te haya proporcionado los datos necesarios, en tu mano estará ordenar los datos obtenidos en un informe para presentarlos de forma adecuada al equipo o profesional correspondiente. Además, aunque la herramienta te dé parte de esa información, también está en manos del encargado del informe sacar conclusiones y explicarlas en el informe.
Según en lo que la herramienta de forecasting base sus datos y su estudio, podemos encontrar diferentes tipos de pronósticos de ventas.
En este tipo de pronóstico se tiene en cuenta la duración promedio del ciclo de ventas para realizar las previsiones de ventas futuras. Se suele utilizar en empresas que venden productos o servicios que tienen un ciclo de ventas largo y bien establecido.
En este caso, se analizan los datos históricos de ventas para detectar patrones y tendencias con el objetivo de predecir ventas futuras. Se utiliza para productos o servicios que cuentan con un historial de ventas amplio.
Lo que en este caso se tiene en cuenta son las estacionalidades de las ventas para ajustar el pronóstico a lo largo del año. Se suele utilizar cuando se venden productos o servicios cuya venta varía mucho anualmente.
En el modelo de regresión se analizan las ventas teniendo en cuenta otros factores como la publicidad, el PIB, el precio… Se seleccionan variables que, por supuestos, tienen relevancia e influyen sobre las ventas.
En el mercado puedes encontrar diferentes herramientas de forecast. En nuestro caso, la de HubSpot la consideramos una opción bastante completa. Tiene una gran cantidad de funcionalidades muy útiles para realizar un forecast de ventas y no es difícil de utilizar.
Es interesante que la herramienta que elijas de forecasting permita que diferentes miembros del equipo colaboren. De esta forma, podrán añadir datos valiosos y actualizaciones de cada uno de sus campos. La de HubSpot que te comentábamos antes, por ejemplo, ofrece esta posibilidad.
Aunque el software de datos de tu empresa o tu CRM esté conectado a tu herramienta de forecasting, puede ser interesante que también aportes datos procedentes de otras fuentes cuando sea necesario. De esta forma, las previsiones tienen más posibilidades de aumentar su exactitud y de enriquecerse.