Por Oier Gil, publicado el 6 febrero 2023
Si eres una empresa con varios departamentos en diferentes regiones (ya sea a nivel nacional o internacional), te habrás dado cuenta de la gran dificultad que supone mantener tu cuenta de Hubspot organizada y sin interrupciones. En el caso de que todavía no lo sepas porque aún te estés planteando usar Hubspot, estás en un buen sitio para evitar que esto te suceda. Y, es que, la manera más adecuada y cómoda de utilizar Hubspot, que te permitirá a la vez sacarle el máximo potencial a tu estrategia de inbound marketing, es a través de la implementación de equipos y permisos.
Si no sabes de lo que hablamos, en este artículo te lo explicamos todo para que sepas crearlos y empezar a trabajar en la plataforma a otro nivel.
¿Qué son los equipos de Hubspot y para qué sirven?
Los equipos de la plataforma Hubspot son una funcionalidad que te permite ordenar y dividir en diferentes grupos con una finalidad organizativa a los distintos usuarios que tienen acceso a la herramienta.
Una de las formas más comunes de organizar a los usuarios es a través de la creación de jerarquías de equipos en las que se establecen relaciones padre-hijo entre los diferentes grupos. Por ejemplo, si tu empresa tiene un alcance internacional (estando presente en diferentes regiones del mundo), el equipo principal puede llevar el nombre de la propia empresa, mientras al resto de los equipos les puedes asignar el nombre de las regiones en las que se encuentran.
A su vez, dentro de los diferentes equipos puedes asignar distintos roles a sus integrantes y separarlos según su función: atención al cliente, ventas, marketing…
El uso de esta funcionalidad de Hubspot es una gran ayuda para las empresas internacionales o regionales que tienen equipos repartidos en diferentes zonas geográficas, los cuales se comunican con contactos fuera de su departamento. Por otro lado, también es una gran aliada a la hora de reducir los errores relacionados con la sobreescritura de contenido.
¿Cómo crear equipos en Hubspot?
Como te hemos dicho antes, lo más común (y recomendable) es crear una estructura jerárquica en la que exista un equipo principal que se ramifique en diferentes grupos secundarios.
Para empezar, dirígete al icono de “Herramientas” o “Configuración'' situado en la parte superior derecha de la plataforma. Seguidamente, selecciona la opción “Usuarios y equipo” en la parte izquierda. Verás que se abre una opción con 4 pestañas, las cuales son las siguientes: usuarios, equipos, ajustes de permisos y preajustes. Es en la pestaña de equipos donde podrás tanto crear los equipos, como ver los diferentes equipos que has ido creando.
Para crear los equipos, simplemente haz clic en la pestaña “crear equipos” que aparece al lado de la pestaña del buscador. Primero, deberás crear los equipos principales y, después, los secundarios. Para conseguir que los secundarios aparezcan asociados a los principales, simplemente tendrás que seleccionar al equipo principal al que quieras que se asocie en la segunda opción que aparece al pulsar la opción “crear equipos”. Por supuesto, también podrás crear subgrupos dentro de los equipos secundarios de la misma manera.
Por otro lado, durante la creación de los diferentes equipos será el momento también para incluir a los usuarios que van a conformar dicho grupo.
¿Cómo asignar permisos? 3 formas diferentes de hacerlo
Una vez hayas incluido a los usuarios dentro de su grupo correspondiente, es el momento de asignar permisos. Para ello, dirígete a la pestaña llamada “Ajustes de permisos” o “Conjunto de permisos”, situada dentro de la opción “Usuarios y equipos”. Estos conjuntos de permisos te ayudarán a asignar grupos de funciones a los usuarios en lugar de ir asignando función por función a cada uno de ellos. Por ello, es importante que crees diferentes conjuntos de permisos suficientemente variados para que se vean cubiertas las diferentes funciones laborales de tu empresa. Es decir, es fundamental que crees grupos de funciones que tengan sentido en tu negocio y se ajusten a él.
Para ayudarte y darte alguna idea, a continuación te indicamos las 3 formas más comunes en las que las empresas dividen sus permisos para que los usuarios no accedan a todas las funcionalidades de Hubspot, sino solo a las necesarias.
Por ventas
Te aconsejamos que tu equipo de ventas principal esté segmentado por regiones, territorios, campos, industrias… Y que tus permisos sean diferentes para gerentes de ventas, colaboradores individuales y potenciales clientes.
Por soporte o servicio
También es muy recomendable crear equipos de apoyo o soporte dentro de los diferentes equipos principales.
Por comercialización
En este caso, las empresas suelen crear tres permisos diferentes: “director de marketing”, “general marketing” y “principiante marketing”.
Sin embargo, recuerda que esto es una mera orientación, pues lo importante es que crees permisos variados que atiendan a la cantidad de usuarios de tu empresa y funciones laborales. En definitiva, se trata de crear roles de funciones que tengan sentido en tu organización.
La finalidad de los permisos es limitar el acceso de los usuarios dentro de Hubspot para que solo puedan acceder a determinados espacios y funcionalidades. Por ejemplo, si quieres que los profesionales de tu empresa que crean y editan landing pages (páginas de destino) no puedan entrar a los registros del CRM, con esta funcionalidad de Hubspot puedes.
Además, los permisos también te permiten que limites la relación entre los propios equipos, pudiendo así establecer que los miembros de un equipo solo puedan ver, editar y comunicarse con los contactos que pertenece a su mismo equipo.
Con la creación de equipos y permisos, los portales de Hubspot desorganizados formarán parte del pasado.
Si tienes alguna duda sobre la implementación de este tipo de organización en Hubspot, no te olvides de que la herramienta (independientemente del plan que elijas) pone a tu disposición una gran cantidad de tutoriales e información para que conozcas todas sus funcionalidades y puedas sacarle el máximo partido. Te recomendamos mucho que los utilices pues, muchas veces, las organizaciones no extraen todo el potencial de su negocio con esta plataforma debido a que dejan de lado estos recursos tan valiosos.
