Por Helena Alcoverro, publicado el 7 diciembre 2020
En el marketing (y en muchas otras cosas de la vida), la organización es fundamental. Antes de pasar a la acción, debemos tener un plan.
El plan de trabajo permite coordinar las diferentes tareas de todo el equipo y asegurar que llegamos a las fechas de entrega clave. Así, tendremos una visión más clara de las campañas y podremos distribuir mejor el tiempo y los recursos.
En definitiva, crear un plan de trabajo es un esfuerzo que siempre merece la pena. Vamos a ver en qué consiste y cómo crear tu propio modelo paso a paso.
¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo de marketing es un documento en el que se recogen todas las acciones que deben llevarse a cabo para realizar un trabajo o un proyecto específicos, por ejemplo, el lanzamiento de una campaña de anuncios. El plan de trabajo define los objetivos, las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar el proyecto a buen puerto.
Un plan de trabajo completo debería incluir los siguientes elementos:
Objetivos: lo que se espera conseguir con el proyecto. Idealmente, estos objetivos deberían estar expresados en forma de indicadores clave de rendimiento o KPI, que garantizan que se pueden medir.
Estrategia: el modo en el que vamos a conseguir los objetivos, teniendo en cuenta el tiempo y los recursos disponibles.
Acciones: las diferentes tareas que se deben realizar a lo largo del proyecto.
Responsabilidades: las personas a cargo de cada una de las tareas. El plan de trabajo debe definir claramente este aspecto para evitar tensiones y malos entendidos.
Tiempo: los límites temporales de dichas tareas, esto es, cuando debe empezarse y terminarse cada una de ellas. Hay que tener en cuenta que algunas tareas generan dependencias, esto es, una no puede empezar hasta haber terminado la anterior.
Recursos: el capital humano disponible para el proyecto y los elementos tecnológicos y materiales.
Canales: los lugares donde van a desarrollarse las acciones. Por ejemplo, redes sociales, página web, centros de asistencia telefónica...
Existen muchos tipos diferentes de planes de trabajo, ya que pueden aplicarse a casi cualquier actividad que queramos organizar. Estos son los tres más utilizados a nivel de empresa:
Plan de trabajo anual: esta herramienta nos ofrece una vista general del trabajo del departamento de marketing durante todo el año. Aquí podemos ver el enfoque y la estructura de nuestro trabajo, las responsabilidades principales asignadas a cada empleado y las posibles áreas de mejora.
Plan de trabajo de proyecto: por ejemplo, el plan de una campaña de marketing concreta. Este plan facilita información detallada sobre los objetivos de la campaña, las tareas a realizar y las formas de medir el progreso del proyecto e introducir cambios en el plan si es necesario.
Plan de trabajo individual: diseñado específicamente para cada trabajador, permite evaluar claramente los objetivos de su puesto y hacer un seguimiento de los mismos.
Cómo elaborar un plan de trabajo paso a paso
Para elaborar un plan de trabajo, tendremos que ir profundizando en los elementos que hemos indicado anteriormente y respondiendo a una serie de preguntas sobre ellos. Vamos a verlo en más detalle:
Objetivos: ¿qué queremos alcanzar con nuestro plan de trabajo? Es importante que los objetivos sean concretos y alcanzables y que estén concretados en métricas clave o KPI. Por ejemplo, "aumentar nuestra base de datos con 1000 suscriptores nuevos durante este trimestre".
Estrategia: ¿cómo vamos a alcanzar los objetivos? Aquí deberíamos enumerar todas las acciones que vamos a llevar a cabo y asignarles un tiempo de ejecución realista.
Acciones: ¿qué tareas tenemos que llevar a cabo? Aquí tenemos que descomponer la campaña en partes más pequeñas e identificar las dependencias entre acciones.
Tiempo: ¿cuáles son las fechas límite de cada tarea? Hay que tener muy en cuenta los tiempos de espera, p. ej., para imprimir materiales físicos. También conviene planificar un colchón de tiempo extra para posibles imprevistos.
Recursos: a veces se cae en el error de planificar campañas muy creativas, pero que a la hora de la verdad son imposibles de llevar a cabo con los recursos de los que disponemos. Por eso, en este apartado hay que tener en cuenta los recursos físicos, el presupuesto disponible y los recursos a nivel de personal (con cuántas personas contamos y cuál es su disponibilidad para el proyecto).
Canales: ¿en qué lugares vamos a llevar a cabo nuestro plan? Para poder hacer una planificación adecuada de este apartado, debemos tener en cuenta cuáles son los canales preferidos de nuestros clientes ideales.
Y por último, también deberíamos intentar prever los posibles obstáculos que podemos encontrarnos a la hora de ejecutar el plan y contar con un plan de contingencia para afrontarlos.
Cómo elaborar un modelo de plan de trabajo
Un modelo es una representación gráfica de nuestro plan de trabajo, que nos sirva para entender de un vistazo cómo están organizadas y distribuidas las tareas y qué es lo que tenemos que hacer en cada momento.
Normalmente, representaremos este modelo en una línea temporal, partiendo de la fecha de arranque del proyecto e incluyendo tanto el lanzamiento de la campaña como las evaluaciones posteriores. Dentro de esta línea temporal, tendremos que incluir los siguientes elementos:
Las diferentes fases del proyecto, que podemos diferenciar mediante colores. Cada fase ocupará más o menos espacio en la línea temporal en función del tiempo asignado.
Los responsables de cada tarea.
Las dependencias entre tareas. Así, sabemos que si extendemos una de las fases del proyecto, tendremos que ajustar las siguientes.
Los hitos o momentos clave, donde haremos revisiones de la evolución del proyecto y ajustaremos el plan en caso necesario.
Una actividad "búfer", esto es, un colchón de tiempo extra al que podemos recurrir en caso de imprevistos.
Ten en cuenta que antes de asignar un tiempo a las tareas, es recomendable reunirse con los responsables para negociar las fechas límite. También es muy buena idea arrancar el proyecto con una reunión inicial en la que compartir dudas y necesidades entre los responsables.
