Por Marina Sala, publicado en 8 mayo 2024
El Método Kaizen es una filosofía japonesa que pretende llevar la gestión empresarial hacia el perfeccionamiento y la mejora de las acciones y procesos que puedan aumentar la productividad. Este método, aunque puede aplicarse en cualquier ámbito empresarial, se utiliza mucho en inbound marketing, donde pequeñas acciones y pequeños cambios pueden suponer un gran cambio a nivel de resultados y beneficios.
Con el método Kaizen muchas empresas han logrado aumentar la productividad de los equipos, ser más competitivas, optimizar sus procesos, reducir la ineficacia y cumplir más y mejor sus objetivos. Pero para que este método realmente funcione no debe aplicarse de forma aislada en equipos concretos, sino que tiene que formar parte de la cultura empresarial de una organización.
¿Te interesaría aplicar esta estrategia de trabajo en tu empresa? El método Kaizen está compuesto por un total de 10 principios y diversas técnicas. En este artículo profundizaremos en ellas y te daremos algunos ejemplos de grandes organizaciones que lo llevan tiempo implementando, seguro que muchas te sorprenderán. Y es que, esta estrategia de trabajo es ya toda una referencia para las empresas a nivel internacional.
¿Cuál es el origen del método Kaizen?
El origen del método Kaizen se encuentra en Estados Unidos en la década de 1940, en plena Gran Guerra, cuando el ingeniero William E. Deming desarrolló una metodología para analizar el nivel de productividad de las empresas. Pero la popularidad del método Kaizen llegó en Japón, concretamente en los años cincuenta después de la Segunda Guerra Mundial, cuando el país nipón perdió un gran volumen de su industria.
Para impulsar de nuevo su productividad, el gobierno japonés y los fabricantes decidieron ponerse en contacto con consultorías estadounidenses que les ayudasen a encontrar una solución. Fue entonces cuando dieron con los ingenieros Joseph Juran y William E. Deming, quienes introdujeron el concepto de la mejora continua en las empresas niponas y los principios del control de calidad en el país.
Gracias a ello, las empresas japonesas pudieron eliminar cualquier tipo desperdicio del tiempo, incluida la repetición de procesos innecesariamente, cambiando por completo su forma de trabajar.
Y así es cómo el método Kaizen logró ayudar de forma enorme a Japón a recuperarse económicamente tras la posguerra, siendo un pilar fundamental incluso en la actualidad para muchas empresas del país a la hora de lograr la excelencia en la eficiencia.
De hecho, la palabra Kaizen está compuesta por las palabras japonesas “kai” (cambio) y zen (mejor), por lo que se podría traducir como “cambio a mejor”.
Los 10 principios del método Kaizen
El primer paso para aplicar el método Kaizen en una empresa es empezar a basar las diferentes acciones en sus 10 principios.
Pero recuerda que no notarás cambios instantáneos o rápidos, pues la metodología Kaizen consiste en mejoras paulatinas y a largo plazo, pues según esta es la mejor forma de conseguir cambios duraderos.
Apostar por ideas nuevas, pues hacer lo mismo siempre trae los mismos resultados.
Mejorar constantemente, ya que siempre las cosas se pueden hacer mejor. En esta metodología no hay un final en la mejoría.
Buscar siempre soluciones y dejar de pensar en las razones que nos impiden hacer algo.
Pedir ayuda cuando no sepamos hacer algo por nosotros mismos.
No justificar el presente con acciones del pasado, estas hay que analizarlas solo para extraer enseñanzas.
Ser curioso y preguntarse el porqué de las cosas.
Permitirse cometer errores, pero buscarles siempre una solución.
Aprender de los retos, problemas y dificultades que el día a día presenta.
Mejor hecho que perfecto. Hay que evitar la inacción por la perfección, pues no se puede hacerlo perfecto a la primera. Es preferible hacerlo bien y tardar menos que intentar hacerlo perfecto tardando el doble, pues siempre hay tiempo para dar los últimos retoques finales.
Ser resolutivo para hacer lo posible con los recursos disponibles, no hay que esperar a estar mejor equipado para empezar a hacer las cosas.
Para qué sirve el método Kaizen
El método Kaizen sirve tanto para mejorar procesos internos de una empresa y la satisfacción de sus equipos como para potenciar las relaciones con los clientes. En concreto, estas son sus diferentes utilidades.
Potenciar la motivación de los equipos: al eliminar las tareas superfluas y centrarse solo en acciones de valor, las personas aumentan su moral y su felicidad en la organización, así como su autoestima y su pertenencia a la empresa.
Aumentar la competitividad: al conseguir generar un trabajo más eficiente y equipos más comprometidos, la empresa puede reducir sus costes y aumentar la calidad de sus productos o servicios.
Reducir el riesgo de incluir nuevos cambios: en el método Kaizen se llevan a cabo pequeños cambios de forma muy paulatina, por lo que se puede detectar a tiempo si estos no funcionan y eliminarlos.
Eliminar el miedo al cambio: las novedades o cambios con la metodología Kaizen se implementan de forma paulatina y poco traumática, provocando que los equipos cada vez se adapten mejor al cambio y respondan mejor a él perdiéndole miedo, algo muy importante en una empresa.
Incrementar la productividad: el fin último de la estrategia Kaizen es mejorar los procesos y reducir el tiempo de ejecución de las tareas.
Cómo aplicar el Método Kaizen en tu empresa
La estrategia Kaizen se puede aplicar a todos los equipos de una empresa y en cualquier tipo de organización, aunque funciona mejor en corporaciones medianas o grandes que ya han desarrollado una forma de trabajar más estructurada. Dicho esto, a continuación te cuento los pasos para que implementes esta metodología en tu empresa.
Crear un equipo: elige a un miembro de cada una de las áreas donde desees implementar el método. También puedes elegir una persona entre ellas que coordine todo el proceso.
Detectar las necesidades: este equipo debe analizar qué es aquello que se pretende mejorar en cada área, pero siempre con la mente puesta en la mejora general de la empresa. Además, cada uno debe comunicar a su equipo los cambios que se van a implementar.
Establecer el plan de actuación: ahora es el momento de indicar cómo se van a conseguir esos cambios teniendo en cuenta los principios de la metodología y las 5 S del Método Kaizen:
Seiri: diferenciar entre lo útil y lo inútil, descartando esto último.
Seiton: ordenar por orden de prioridad lo útil.
Seiso: mantener la limpieza y el orden en el trabajo.
Seiketzu: mantener la limpieza y el orden en uno mismo.
Sheitzuke: fomentar el autocontrol y la disciplina.
Recuerda que una de las características de la metodología Kaizen es que los cambios deben ser progresivos y paulatinos.
Implementar y registrar: ahora es el momento de pasar a la acción y llevar a cabo el plan de actuación con cada equipo de la manera en la que se ha indicado, pero recuerda hacer un seguimiento para saber cómo está yendo.
Revisar los resultados: pasado un tiempo es el momento de analizar si el plan ha tenido éxito analizando los resultados obtenidos. En el caso de que no, se puede poner en marcha otro plan o implementar algunas mejoras. Y en el caso de que sí, continuar por ese camino.
5 empresas que han aplicado el método Kaizen
Toyota
Toyota tenía que ir en el primer puesto de esta lista porque fue de las primeras en implementar la metodología Kaizen, llegando a ser el referente de la mejora continua.
Con la metodología Kaizen, Toyota ha conseguido reducir el desperdicio, aumentar la eficiencia de su producción, mejorar la experiencia del cliente y optimizar sus operaciones.
Amazon
El marketplace más grande del mundo pone en práctica la metodología Kaizen con el objetivo de construir una empresa feliz y alcanzar un enfoque employee centric donde los trabajadores son el centro de todo.
Llevando a cabo la metodología Kaizen, Amazon ha logrado reducir sus errores, mejorar su seguridad laboral y estandarizar sus procesos. Y siempre escuchando en todo momento a los profesionales de su equipo.
Intel
El objetivo de esta compañía tecnológica era mejorar su productividad de fabricación. Y con la metodología Kaizen, además de eso, logró ser una empresa más rentable y una mayor calidad en sus productos.
Pero la cosa no se quedó ahí e Intel también empezó a aplicar la metodología Kaizen en su estrategia de marketing digital, gracias a la cual logró impulsar sus acciones de marketing de contenido y de redes sociales. Como ves, la metodología Kaizen se puede implementar en todas las áreas de la empresa.
Philips
Philips se ha centrado en aplicar la metodología Kaizen a su estrategia de marketing y publicidad. Y gracias a hacer ajustes de forma progresiva ha logrado resultados muy interesantes. En general, ha conseguido hacer una mejor segmentación de su público y optimizar el rendimiento de sus campañas publicitarias.
Clínica Mayo
Esta organización sin ánimo de lucro centrada en la práctica clínica y en investigación y divulgación médica, gracias a la metodología Kaizen, logró no solo un mejor control de su inventario médico, sino también optimizar todo lo relativo al registro de pacientes y reducir sus tiempos de espera.
La Clínica Mayo es el ejemplo de que el método Kaizen se puede aplicar a cualquier sector, yendo más allá de la industria.
