Por David Tomas, publicado en 9 agosto 2024
El timeboxing es una técnica para mejorar la productividad y la gestión del tiempo que consiste en dejar de lado las famosas listas de tareas interminables y adjudicar a cada tarea un día y un horario en el calendario, con una fecha límite.
Esta técnica se puede aplicar a todo tipo de tareas, independientemente de su complejidad y del tiempo que requieran. Incluso, puede ser útil tanto a nivel personal como corporativo. De hecho, en este último caso puede ser un gran recurso para mejorar no solo la productividad y calidad del trabajo de los equipos, sino también como recurso para mejorar los niveles de felicidad en la empresa. Y es que, una empresa mejor organizada y productiva, es una empresa con menos niveles de estrés y más feliz.
Si te parece interesante y quieres conocer más sobre este método para aplicarlo en tu empresa o para probarlo a nivel personal, en este artículo te contamos cómo hacerlo.
Principio básico del timeboxing
La efectividad del timeboxing radica en que ayuda a mantener el foco en una única tarea durante el tiempo que se le ha asignado, evitando así que pensemos en las otras tareas pendientes de la lista y nos distraigamos.
Además, esta técnica también aprovecha el efecto que tiene sobre el cerebro humano el establecer una fecha límite, lo cual ayuda a trabajar con más productividad y sin perder el tiempo. Esto se conoce como Ley de Parkinson, según la cual la realización de una tarea se extiende hasta llenar el tiempo disponible para su realización.
En otras palabras, seguro que tardas menos tiempo en terminar un trabajo que tienes que terminar con urgencia antes de mañana, que en aquel para el que has destinado una semana entera, pese a que ambos requieran el mismo tiempo de dedicación. Posiblemente, esto lo hayas notado más en tu etapa de estudiante, donde podías terminar en tiempo récord un trabajo que había que entregar antes de que terminara el día.
El primero en darle nombre a este fenómeno fue el historiador británico Cyril Northcote Parkinson en 1955.
Cómo aplicar el timeboxing en el día a día de un marketer
Implementar esta técnica es muy sencillo, ya que su mecánica es muy simple. Pero para que la implementes adecuadamente y la adaptes a tu día a día como experto en marketing, aquí te dejamos los pasos a seguir.
Haz una lista con todas tus tareas pendientes. Esto lo puedes hacer de forma mensual, trimestral, semestral o con la frecuencia que necesites.
Apunta al lado de cada una el tiempo (horas, días, semanas…) que llevará completarla. Al establecer estos tiempos, ten en cuenta también los tiempos de descanso necesarios.
Ahora, reparte las tareas en tu calendario.
Una misma tarea la puedes dividir en tareas más pequeñas para establecer qué parte de ella debes hacer cada día hasta darla por finalizada.
En el ámbito del marketing, esta técnica la puedes utilizar para, por ejemplo, diseñar un calendario de contenidos en redes sociales, para plantear la estrategia SEO de la empresa, para realizar una investigación de mercado o para gestionar los eventos, entre otras muchas cosas.
Herramientas y técnicas para implementar el timeboxing con éxito
Para mejorar los resultados de esta técnica, puedes combinarla con el método Pomodoro de gestión del tiempo, el cual te ayuda a aprovechar mejor el tiempo dedicado a cada tarea.
Incluso, si trabajas en equipo, puede ser también una gran idea acoplarla con el conocido como método Kanban de flujos de trabajo, que te ayudará a visualizar de forma más clara en qué fase se encuentra el proyecto y a quién le toca encargarse de él.
Además, hay herramientas y aplicaciones específicas que te ayudan a seguir este método, como Sunsama, un gestor de calendarios que lleva incorporada la función timeboxing, permitiéndote asignar bloques de tiempo a cada tarea.
