¿Qué es un workflow en marketing digital?

¿Has oído hablar alguna vez de los workflows en marketing digital? Este término significa "flujo de trabajo" y nos sirve para automatizar y simplificar las tareas repetitivas a las que nos enfrentamos día a día.

Si pensamos en todo lo que implica el marketing online de una marca, vemos que tenemos miles de contactos de clientes potenciales y que la comunicación con ellos requiere al menos cierto grado de personalización. Esto hace que rápidamente sea inviable hacer una gestión manual de las interacciones. La solución pasa por crear workflows bien optimizados que nos hagan la vida más fácil.

¿Qué es exactamente un workflow?

Un workflow es un flujo de trabajo automatizado en el que se desencadenan una serie de acciones de marketing a partir de una condición inicial. Por ejemplo, si un usuario se da de alta en nuestra base de datos y escoge la opción C en el formulario, se le enviará una serie de emails a lo largo de un periodo de tiempo determinado. 

 Vídeo explicativo sobre qué es un workflow

Existen muchos tipos de flujos diferentes en función de las variables de nuestro marketing digital, pero en todo caso deben cumplirse estos dos requisitos:

• Parten de una condición previa básica, por lo general, una acción del usuario (visitar la página X de nuestro sitio, rellenar una solicitud de más información...).
• Ejecutan diversas acciones a partir de esta condición.

Un ejemplo típico de workflow en marketing digital es el lead nurturing. En función de las condiciones previas del lead, se desencadenan diversas acciones destinadas a hacerle avanzar por el embudo de conversión hacia la conversión final en cliente.

Para poder crear workflows es necesario contar con un programa específico, como Marketo o HubSpot. Existen muchas herramientas diferentes, con distintas funciones y niveles de complejidad, por lo que no resulta difícil encontrar alguna que se ajuste a lo que buscamos.

Aquí un ejemplo de cómo se diseña y construye un workflow en Hubspot de cara al marketing de automatización:

Las claves de un workflow eficaz en marketing digital

1. Definir bien el buyer persona. Tener una buena estrategia de workflows nos permite personalizar mucho las interacciones con el usuario. Pero para que esta personalización sea efectiva, tenemos que partir de conocer bien al cliente. Por eso, es fundamental que nos detengamos a elaborar un buyer persona detallado para cada tipología de cliente. A partir de ahí, podemos establecer diferentes flujos de trabajo para cada buyer persona, en función de las acciones realizadas.
2. Aclarar bien el viaje del consumidor. No solo tenemos que saber quiénes son nuestros clientes, sino también lo que necesitan en un momento determinado. A cada etapa del viaje de cliente le corresponderá un workflow diferente, de manera que podamos ir guiándole hacia la conversión.
3. Comprobar regularmente los resultados. Sobre todo al principio de usar esta estrategia, o si estamos probando una herramienta nueva, es necesario revisar lo que está pasando y comprobar que el flujo de trabajo actúe como habíamos previsto. Más adelante, podremos comprobar diferentes variantes de un mismo workflow y hacer tests A/B para optimizarlos cada vez más. ¡Verás como ahorras tiempo e incrementas las conversiones a la vez!