Por David Tomas, publicado el 14 octubre 2020
Como todos los años, llega el momento de hacer un balance y revisar los objetivos de empresa y de marketing para evaluar el plan que tienes en marcha.
De eso se trata la técnica Start, Stop & Keep: un ejercicio para realizar junto a tu equipo y obtener una clara visión de las tareas que son importantes empezar, las que son necesarias frenar y con las que seguir adelante para que tu plan sea exitoso.
Start, Stop & Keep. ¿Qué es y de qué trata este ejercicio?
Es un ejercicio de productividad que consiste en revisar las tareas, que tanto individual como a nivel equipo, se están realizando en tu empresa; y poder así tomar decisiones por cada una. En síntesis: distinguir cuáles son importantes de las que no lo son.
En Cyberclick hacemos este ejercicio cada trimestre e inicio de año (en septiembre) para revisar en nuestro equipo de trabajo e individualmente, qué tareas consideramos seguir haciendo, cuáles parar de hacer y aquellas con las que debemos continuar, en correlación con nuestros objetivos de empresa anuales y trimestrales.
Las decisiones que se tomarán durante este ejercicio son:
Start: las tareas que se deben comenzar (puede ser desde abrir una cuenta en una red social hasta idear un nuevo funnel de ventas).
Stop: aquellas actividades que no son necesarias continuar, según los criterios que consideres importantes para tu plan.
Keep: las tareas que se deciden continuar o mantener, ya que van acorde a los objetivos de empresa.
Si eres de los que se está preguntando cómo implementar este proceso en tu empresa, ¡aquí vamos!
Cómo puedes realizar Start, Stop & Keep en tu empresa
Tanto si estás pensando en renovar tus objetivos de empresa para el año próximo, como si quisieras revisar tu estrategia semestral o trimestral, este ejercicio es ideal. ¿Por qué? Se debe a que por su velocidad y el trabajo en equipo, tiene un alto componente de eficacia.
En una sola sesión vas a descubrir los aspectos en los que ya no es necesario invertir tiempo ni recursos y en los que sí hacerlo.
Para que sea posible, hay una serie de pautas que debes seguir:
Los materiales necesarios
Vas a necesitar una pizarra grande (preferiblemente color blanco) para utilizar con rotuladores, y los famosos post-it de diversos colores.
También, que cuentes con un espacio amplio donde reunir a todo tu equipo. Si hacéis teletrabajo, puedes adaptar el ejercicio y hacerlo mediante videollamada.
Para cada tema se asignará un color diferente de post-it. Por eso, vas a dividir la pizarra en tres columnas: Start - Stop - Keep. En cada una de estas columnas vas a pegar las etiquetas de colores (veremos cómo hacerlo en los pasos que vienen a continuación).
Elegir un tema importante
En este paso vas a definir el tema central sobre el cual se trabajará durante el ejercicio. Puede ser: algo que afecte al equipo, un tema que necesite un reset, etc.
Este tema será la clave donde se focalizará todo el ejercicio. Es por ello que tener claros tus objetivos de empresa es fundamental para este paso. Y si aún no los tienes del todo, ¡pues este ejercicio te ayudará a esclarecerlos!
También puedes seleccionar a una persona de tu equipo, quien será la encargada de guiar los pasos durante el ejercicio.
*Idea: si apuntas a los objetivos de marketing, puedes optar por revisar tu estrategia de contenidos.
Brainstorming: lluvia de ideas
El primer paso en este ejercicio es la famosa: lluvia de ideas. Aquí todos se ponen a trabajar en la generación de tareas para que el tema central vaya cobrando vida.
Toma las blocs de post-it y repártelas entre los miembros de tu equipo. Puedes asignar un color diferente según las tres columnas: Start - Stop - Keep. Cada uno trabajará sobre ideas para estas divisiones.
Algunas preguntas que puedes tener en cuenta para generar ideas son:
¿Qué tareas están relacionadas con el tema central?
¿Qué tareas crees que están relacionadas con el tema principal pero que no se están haciendo?
¿Qué otras ideas tienes acerca de este tema?
Con estas preguntas ya estarás preparado para el siguiente paso.
Ordenar las tareas
Durante este otro punto, toda esa nube de ideas va a tomar un rumbo específico. ¡Qué alivio cuando vemos todo ordenado!
Ahora, cada persona del equipo irá poniendo sus post-it en las tres columnas que previamente se han creado en la pizarra.
Debate
Como último paso de este ejercicio llegamos al debate: momento de que todas las ideas se ponen en común y se reparten.
Esto significa que las tareas de las columnas: Start y Keep van a ser asignadas a las diferentes personas que forman tu equipo. Aquí es cuando el rol de quien dirige la actividad se vuelve clave.
Será él o ella quien se encargue de asignar las tareas al resto de los miembros del equipo.
Es importante hablar de las ideas que están en Stop y entender si realmente es necesario parar, el motivo y qué beneficio traerá al equipo y la empresa el hacerlo. Por ejemplo, algo radical, pero a veces necesario, que se deje de trabajar con un cliente porque genera mucho estrés en el equipo y malestar.
Los beneficios de Start, Stop & Keep
Sin duda este ejercicio tiene muchos aspectos positivos. Como principales beneficios podemos destacar:
Dinamizar las decisiones: al ser un ejercicio ágil, las decisiones importantes se toman en una misma sesión, por lo cual ahorras mucho tiempo. A diferencia de las reuniones donde no participa todo el equipo, y dilata decisiones entre los miembros de la misma empresa.
Colaboración en equipo: si bien se repasan las tareas individuales, también a nivel equipo. Para que sea un éxito, tiene que existir una verdadera colaboración entre las personas, ¡todos tienen que participar de manera activa!
Claridad en tus pasos y objetivos: tanto los objetivos como las tareas quedan claras. Desde las que ya no hay que hacer, hasta las que hay que poner en marcha.
Si bien nos enfocamos en los objetivos de empresa, puedes aplicarlo a cualquier otro tema relacionado: tu estrategia de social media, inbound marketing, ventas, etc. Como también al proceso de productividad de tu equipo en torno a las tareas que realiza cada uno. Esto te ayudará a revisar tus objetivos de empresa en relación a la performance de tu equipo.
Y lo más importante: ¡hay que hacer efectivas las decisiones tomadas durante este ejercicio! Nada avanza y mejora si no nos ponemos manos a la obra con cada tarea.
