Diagramas de flujo: cómo optimizar la eficiencia de tus campañas

¿Qué es un diagrama de flujo y cómo se aplica en marketing digital?

Un diagrama de flujo es la representación gráfica de un proceso de trabajo, por lo que su función es ayudar a visualizar los pasos o acciones que deben llevarse a cabo de forma secuencial para desarrollar una tarea. Normalmente se utilizan símbolos estandarizados, como rectángulos para las acciones, diamantes para las decisiones y flechas para las direcciones.

En marketing digital se utiliza para mapear y optimizar estrategias de cualquier tipo, ya que permite documentar un proceso y visualizar ideas, tomar decisiones de una forma justificada, organizar equipos y repartir tareas, identificar cuellos de botellas, estandarizar procesos y hacer un seguimiento mucho más exhaustivo del progreso.

Ventajas de utilizar diagramas de flujo en la organización de campañas

Utilizar diagramas de flujo para organizar campañas de marketing tiene una serie de beneficios, tanto para la empresa en general como para el equipo. Una de estas ventajas, y probablemente la más importante, es que permite visualizar de una forma clara el desarrollo de cualquier proceso, incluidos los más complejos. Esto ayuda tanto a su ejecución como a su comprensión, lo que facilita mucho el trabajo y mejora los resultados.

Otra de las ventajas del diagrama de flujo es que mejora la comunicación dentro de un equipo o entre equipos, ya que cuando un proceso se puede visualizar de una forma tan clara, es mucho más fácil debatirlo o tomar decisiones.

También cabe destacar que, gracias al diagrama de flujo, se pueden describir todos los procesos de una empresa, lo que hace mucho más sencillo identificar tanto los puntos fuertes como débiles, así como hacer un seguimiento mucho más exhaustivo de todo el proceso para detectar aquellos puntos que deben mejorarse.

Elementos clave de un diagrama de flujo: desde procesos simples hasta automatizaciones complejas

Hay unos elementos que son clave en un diagrama de flujo para representar desde los procesos más simples hasta las automatizaciones más complejas:

• El inicio y fin de un proceso se representa mediante óvalos.
• Las tareas o acciones que se llevan a cabo dentro del flujo de trabajo se representan mediante rectángulos. Puede ser desde una acción simple, como el envío de un correo electrónico; hasta una acción más compleja, como la activación de una campaña de marketing.
• Las decisiones se representan con el símbolo del diamante y son aquellos puntos en los que, en función de la acción realizada, el camino será uno u otro. Por ejemplo, si el usuario abre un correo electrónico o no.
• La dirección del flujo de trabajo se señala con flechas y sirve para conectar todos los pasos del proceso, así como indicar el orden correcto.
• La entrada o salida de información o datos se representa con un paralelogramo. Por ejemplo, los datos de un formulario o los resultados de una consulta.
• Los procesos secundarios se representan con un rectángulo con líneas paralelas y pueden indicar la existencia de otro diagrama.

Aunque estos son los principales símbolos, existen algunos otros que también deben conocerse, especialmente para flujos de trabajo más complejos. Este sería un resumen de todos ellos:

Fuente imagen: ctfassets.net

Cómo crear un diagrama de flujo efectivo

Hay una serie de pasos que son imprescindibles para crear un diagrama de flujo efectivo, como el de definir muy bien el propósito y alcance del proyecto. Este paso, que es el primero, debe decidirse incluso antes de empezar con el diagrama.

El segundo paso consistirá en hacer una lista con todas las tareas y ordenarlas por orden cronológico. Se trata de un paso un poco más complejo, especialmente para proyectos de gran envergadura, por lo que es probable que sea necesario revisar documentos o que varios equipos se impliquen. Cuando estén todas las tareas ordenadas, deberán organizarse por tipo y tener asignado un símbolo dentro del diagrama de flujo.

El tercer paso consistirá en dibujar el diagrama de flujo, el cual puede hacerse a mano, si es sencillo; o utilizando alguna herramienta o software, que es lo más aconsejable para proyectos complejos.

Y, finalmente, como cuarto y último paso, antes de presentarlo al grupo, deberá revisarse para aplicar los cambios que se consideren y analizarlo.

Diagramas de flujo para automatización de marketing: desde lead nurturing hasta email marketing

Los diagramas de flujo en la automatización de marketing pueden ser muy útiles para planificar u optimizar procesos como el lead nurturing o el email marketing.

Cualquier estrategia de marketing que quiera representarse a través de un diagrama de flujo debe tener ciertos componentes, como la segmentación, para clasificar los leads o usuario según su comportamiento o características; las acciones automatizadas, que son aquellas que van a llevarse a cabo dentro de la estrategia; las condiciones, que determinan las bifurcaciones dentro del flujo de trabajo; o la puntuación del lead, para determinar aquellos que ya están listos para la conversión y poder priorizarlos. También será importante incluir la finalización, para aquellos que ya están listos para realizar una acción determinada; o el reciclaje, para aquellos que necesitan más interacción antes de realizarla.

Después, en función del tipo de campaña, podrán añadirse más datos, pero la idea es que quede totalmente representado el recorrido que realiza el usuario, ya que es la mejor manera de conocer y encontrar la forma de optimizar el ciclo de vida de un cliente.

Herramientas para crear y gestionar diagramas de flujo

Aunque un diagrama de flujo puede hacerse a mano, existen algunas herramientas que pueden facilitar su creación, especialmente para proyectos más complejos. Una de estas herramientas es Canva, que sirve para prácticamente cualquier tarea de diseño gracias a su amplísima biblioteca con plantillas de todo tipo. Utilizar Canva es muy sencillo, ya que basta con seleccionar alguna de sus plantillas y editarla añadiendo los iconos o información que se considere necesaria.

También se puede utilizar Lucidchart, que es una de las herramientas más populares para crear diagramas de flujo. Ofrece numerosas plantillas, pero también permite importarlas o diseñarlas de cero. Lo mejor de todo es que es una herramienta muy intuitiva y fácil de utilizar, permitiendo incluso el dibujo a mano alzada.

Para casos más complejos, también se puede utilizar ConceptDraw, que permite crear diagramas más detallados. Aunque dispone de plantillas, este puede ser un poco más complicado de utilizar.

Ejemplos de diagramas de flujo

Para poder entender mucho mejor cómo es un diagrama de flujo, a continuación, tienes un ejemplo de cómo puede ser un proceso de contratación dentro de una empresa y los pasos a seguir dependiendo de las decisiones que se tomen.

Optimización continua de los diagramas de flujo para mejorar el rendimiento

La optimización continua de los diagramas de flujo es imprescindible para mejorar el rendimiento de los procesos, sobre todo dentro del marketing digital. Para ello es necesario analizar regularmente los datos y resultados para detectar posibles puntos débiles, como cuellos de botella que podrían ralentizar o bloquear el flujo.

También sería interesante identificar aquellos pasos que son innecesarios o que pueden estar complicando el flujo para eliminarlos o simplificarlos. Además, es importante evitar duplicidades y que no existan redundancias dentro del proceso.

En cualquier diagrama de flujo de trabajo, además, es importante que haya una colaboración y participación constante de equipos, con reuniones periodizas o evaluaciones que permitan encontrar aquellas partes que puedan mejorarse y optimizarse.

Eso sí, en cualquier caso, siempre habrá que documentar los cambios e informar de ello, ya que todo el equipo deberá estar al corriente.