¿Cómo crear tu dashboard de KPI con Hubspot?

Hubspot es un software de CRM que tiene las herramientas necesarias para hacer crecer tu empresa desde diferentes ámbitos: marketing, ventas, atención al cliente… Esta vez en concreto vamos a contarte paso a paso cómo crear en Hubspot tu dashboard de KPI para que puedas hacer un seguimiento efectivo de los avances de tu empresa y saber si estás cumpliendo objetivos. Pero ya te adelantamos que Hubspot es una plataforma muy intuitiva y que todo el proceso va a ser sencillo. ¡Empezamos!

Hubspot y su dashboard de KPI, ¿qué es?

Los tableros o dashboards de Hubspot son una herramienta de rastreo y análisis de los llamados KPI (Key Performance Indicator), es decir, de las métricas sobre la eficacia y productividad de las acciones clave que se llevan a cabo en la empresa.

El gran valor de los dashboards es que convierten un conjunto de datos complejos en información de valor fácil de entender para que los usuarios sepan en un vistazo el rendimiento de cada acción en concreto.

Beneficios y características de Hubspot y su dashboard de KPI

Los dashboards de KPI te permiten, en definitiva, crear informes automatizados y rastrear aquellos KPI clave para tu empresa con el fin de que puedas comprender el resultado de tus acciones. Esto, además, te ayudará a tomar mejores decisiones para que tu empresa vaya en la buena dirección.

Con el dashboard de KPI de Hubspot podrás, por ejemplo, realizar un seguimiento de tus gastos, conocer el rendimiento de tu estrategia de marketing en diferentes canales, medir el rendimiento de las ventas y entender el efecto que tu equipo de atención al cliente tiene sobre la satisfacción de tus clientes, entre otros.

A nosotros, lo que más nos gusta de esta herramienta es lo que la hace diferentes a otras del mercado:

• Seguridad en los datos: la plataforma te permite dar acceso a los miembros del equipo que desees y retirárselo cuando quieras. Además, estos permisos pueden ser generales, por dashboards o por informes, por lo que puedes elegir qué tipo de acceso tiene cada persona, aumentando así la seguridad de tus datos.
• Siempre actualizada: los informes están automatizados y los recibes directamente en tu bandeja de entrada, por lo que es fácil estar al día de la situación de tu negocio.
• Visualización y comparación entre departamentos: con Hubspot y el dashboard de KPI tendrás tanto una visión completa de tu negocio, como individualizada de cada departamento. Así puedes comparar tanto ámbitos que estén relacionados, como las mismas acciones en diferentes momentos.
• Generación de gráficos en segundos: Hubspot pone a disposición de todos los usuarios una gran cantidad de plantillas en su biblioteca para que puedas visualizar y presentar los datos de una forma mucho más atractiva en poco tiempo. Tú no tienes que preocuparte del diseño, solo de analizar los datos.
  
  

Tipos de dashboards

Con Hubspot puedes crear dashboards de todo tipo, uno por cada ámbito de tu empresa para tener organizados los datos de cada sector. Estos son los más habituales en los negocios.

• Dashboard de ventas: puedes tener todos los KPI y métricas de tus ventas en un solo lugar, como por ejemplo las ventas mensuales, los ingresos anuales, las ventas por región, la tasa de conversión, etc.
• Dashboard de redes sociales: recoge toda la información de tus redes sociales en un tablero organizado para que puedas de un vistazo conocer el sentimiento social, los clics a tus enlaces por día y otras métricas clave.
• Dashboard para ejecutivos y CEO: estos son los que más te ayudarán a tomar las mejores decisiones en la buena dirección. Los dashboard para ejecutivos y CEO engloban las métricas más importantes de cada sector en un único lugar.
• Dashboard de atención al cliente: tú y tus equipos podréis conocer en un vistazo la cantidad de quejas resueltas, la velocidad de las respuestas, los costos de soporte frente a los ingresos, etc.
• Dashboard de marketing digital: toda la información de tus campañas la podrás almacenar y recopilar en tu dashboard sin importar en qué plataforma se están desarrollando. Tener todos los datos organizados te ayudará a reorientarlas si es necesario y a saber qué acciones van bien y cuáles no. ROI, tasa de conversión, número de leads cualificados, valor del tiempo de vida del cliente… Todos estos KPI y más los podrás tener en un mismo lugar y así mejorar tu marketing digital.
  
  

Cómo crear en Hubspot tu dashboard KPI paso a paso

Como ya te hemos dicho, crear en Hubspot tu dashboard de KPI no es difícil. Aquí te dejamos las indicaciones para que lo puedas crear tu mismo sin problemas:

• Ve a la sección de Informes dentro de cuenta y haz clic en la opción de Paneles o Dashboards.

• En la zona superior derecha verás el botón de Crear tablero, selecciónalo para acceder a la biblioteca del panel.

• En este punto, verás cómo te aparecen diferentes alternativas para que elijas aquella que quieres realizar:

  • Elegir una plantilla de dashboard preestablecida. En este caso tendrás que seleccionar el dashboard o tablero que quieras crear y no olvidarte de desactivar aquellos informes que no deseas que aparezcan en el apartado de informes prescritos. Una vez lo tengas, haz clic en Siguiente.
  • Crear un nuevo dashboard desde cero a partir de uno en blanco sin informes.
• Elijas la opción que elijas, ahora será el momento de ingresar el nombre que le quieras dar a tu dashboard. Ten en cuenta que se admiten todo tipo de nombres excepto URL y frases con puntos.
• Después, deberás configurar los accesos a dicho dashboard. Las opciones posibles son las siguientes:
  • Acceso privado: solo tú como propietario y los administradores pueden ver y editar el dashboard. Además, si eres un superadministrador solo podrás seleccionar esta opción si eres el propietario del tablero.
  • Acceso abierto (Todos): todos los usuarios de la cuenta de Hubspot pueden acceder al dashboard. En este caso puedes elegir la opción “Ver y editar” o “Ver solo” dependiendo de tus preferencias.
  • Enterprise: destinado para que des acceso a equipos o usuarios específicos dentro de tu cuenta de Hubspot. En este caso también puedes elegir “Ver y editar” o “Ver solo”.
• Por último, haz clic en “Crear tablero”.
• Ahora ya podrás agregar informes al mismo y personalizarlo.
  
  

Aprende a administrar tu dashboard

Tan importante es aprender a crear en Hubspot tu dashboard de KPI, como saber administrarlo una vez existe. Esto quiere decir, saber realizar cambios en diferentes aspectos del mismo.

Antes de comenzar, ten en cuenta que los superadministradores y los usuarios que tienen permiso de Informes y paneles pueden tanto ver como administrar todos los dashboard, sea quien sea el propietario.

Una vez dicho esto, a todos los cambios que quieras realizar en tus tableros podrás acceder en Informes > Paneles > Administrar paneles. Y esto es todo lo que puedes hacer:

• Cambiar el propietario: para conseguirlo, establece uno de los tableros como el predeterminado para su usuario o elimina un único tablero; sitúa el cursor sobre ese dashboard que quieras editar y selecciona la opción Acciones en el menú desplegable. Para terminar, elige Administrar acceso.
• Eliminar dashboards: debes hacer lo mismo que en el anterior, pero una vez estés en Acciones del menú desplegable, seleccionar la opción de Eliminar.
• Eliminar dashboards masivamente: al lado del tableros que deseas eliminar verás unas casillas de verificación. Selecciona la de aquellos que quieras eliminar y haz clic en Eliminar.
• Clonar tablero: sigue las mismas indicaciones que para cambiar de propietario y una vez estés en la opción de Acciones, selecciona la opción de Clonar.
• Establecer tablero predeterminado: también se siguen los mismos pasos que al cambiar de propietario, pero esta vez en el apartado de Acciones debes elegir la opción Establecer como predeterminado.
• Restaurar dashboards: cuando quieras recuperar un dashboard que has borrado previamente, debes dirigirte a la barra lateral situada en la parte izquierda de la pantalla y seleccionar la opción Restaurar paneles eliminados. Una vez encuentres el o los que buscas, selecciona la casilla de verificación situada a su lado y haz clic en Restaurar en el encabezado de la tabla.
• Editar accesos: en la parte superior derecha de cada dashboard verás la palabra Asignado y junto a ella las personas que pueden editar. Haz clic en esta frase que aparece en azul y selecciona la opción de editar acceso. Te aparecerán las mismas opciones que hemos comentado en el apartado anterior.
  
  

Por último, descubre cómo ver la actividad de tu dashboard

En ocasiones, más de un usuario puede ver y editar un dashboard. Hubspot permite en estos casos que ellos puedan visualizar un registro de actividades y saber qué usuarios han realizado los cambios en cada momento. Para ello:

1. Dirígete a Informes y luego a la sección de Paneles.

2. En la parte superior izquierda selecciona el nombre del dashboard que desees y el tablero del que quieras consultar la actividad.

3. Después, en la parte superior derecha selecciona el botón de Acciones en el menú desplegable, donde te aparecerá la opción Registro de actividad.

4. Podrás ver los cambios realizados y quién los ha hecho en el cuadro de diálogos.

Esperamos haberte ayudado no solo a crear tu tablero en Hubspot, sino también a administrarlo y a sacarle el máximo partido. Enseguida podrás experimentar todos los beneficios a nivel de datos e información que esta herramienta puede hacer por tu negocio.