Por Pere Munar, publicado el 24 junio 2024
Una Single Source of Truth es una biblioteca centralizada de datos que almacena la información más actualizada, completa y precisa de una organización. Esto lo consigue agregando datos de distintos sistemas y aplicaciones de la empresa.
Con la cantidad de datos que las organizaciones manejan actualmente, las Single Source of Truth son un recurso fundamental, sobre todo para las empresas data driven. Gracias a ellas, se pueden tomar mejores decisiones, comprender mejor el viaje del cliente y compartir de forma más eficiente la información de diferentes áreas de una organización, entre otras cosas.
Si quieres implementar una Single Source of Truth en tu empresa, en este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber para conseguirlo.
¿Por qué es importante que las empresas cuenten con una fuente única de la verdad?
En la introducción ya te hemos dado una pequeña pincelada de los beneficios que tiene para una empresa implementar una Single Source of Truth. Pero para que veas de todo lo que es capaz, vamos a hacer una pequeña recopilación de todas sus ventajas.
Reducción de costes
Contar con una fuente única de la verdad hace más sencilla la gestión de datos dentro de una empresa y, por tanto, reduce los recursos que se tienen que destinar a este tema, tanto a nivel de infraestructura como de personal.
Mejor comprensión empresarial
Tener en un único lugar todos los datos de la empresa y que estos se puedan combinar entre sí, permite a los equipos comprenderlos mejor y saber cómo contribuye cada uno de ellos al negocio.
Eliminación de los silos de datos
Los silos de datos son bases de datos que forman parte de la misma empresa, pero que están aisladas y no comparten información entre ellas. En ese sentido, es habitual que los equipos que tienen acceso a una base de datos, no lo tengan a las otras.
La existencia de silos de datos, aunque tiene su razón de ser, puede provocar efectos negativos en una organización, como tomar decisiones erróneas, la duplicación de esfuerzos o la mala atención al cliente.
Implementar una Single Source of Truth pone en común todos los datos y permite el acceso de todos los miembros del equipo, evitando estos problemas. Esto contribuye, a su vez, a que los equipos puedan colaborar de una manera más efectiva, ya que todos trabajan con la misma fuente de datos.
Eliminación de la duplicación de datos
Cuando contamos con diferentes bases de datos se puede dar el caso de que muchos datos estén duplicados y aparezcan tanto en una fuente como en otra. Esto provoca un gasto innecesario de recursos e, incluso, que algunos datos entren en contradicción si una base de datos se actualiza y la otra no.
Contar con una fuente única de la verdad no solo optimiza el espacio de almacenamiento, sino que también integra los datos para que estén actualizados y no existan contradicciones.
Acelera la recuperación de datos
La recuperación de datos es un proceso que consiste en restaurar documentos, información o archivos que se habían perdido, dañado o eliminado. Una Single Source of Truth puede ayudar con esas acciones simplificando la detección de los datos alterados.
Aumento de la transparencia
Si quieres promover la cultura de la transparencia en tu empresa, contar con esta biblioteca centralizada de datos es una buena forma de conseguirlo. Todos los miembros de los diferentes equipos tendrán acceso a la misma fuente de datos, sin diferencias.
¿Qué desafíos presenta la implementación de la Single Source of Truth?
Pese a su gran cantidad de beneficios, crear una fuente única de la verdad en una empresa es todo un reto. Estos serán los principales desafíos a los que tendrás que enfrentarte y que debes tener en cuenta.
No te contamos esto para desanimarte, pero conviene estar preparado para que nada te pille de improviso.
Integrar datos de diferentes fuentes: como empresa, seguro que tus datos provienen de una gran variedad de fuentes, con distintos estándares, estructura y formatos. Será todo un esfuerzo para los profesionales la integración de los mismos en una misma biblioteca. Sin embargo, te puedes apoyar en herramientas de integración.
Conseguir la aceptación de los equipos: los equipos van a tener que adaptarse a la nueva biblioteca, lo que les puede llevar un tiempo. Incluso, algunos puede que sean un poco reacios al cambio. Como empresa, debes proporcionar el apoyo suficiente para que se acostumbren lo más rápido posible, así como informar acerca de las razones del cambio.
Asegurar la calidad de los datos: otra misión para los ingenieros de datos será garantizar la calidad de la información. Pero para ello, se debe contar previamente con una política de gestión de datos y su calidad. Y es que, una Single Source of Truth puede ser muy confiable, siempre y cuando esta parte se ejecute correctamente.
Garantizar la seguridad de los datos: es fundamental proteger a los datos de los posibles ataques cibernéticos que puedan sufrir. Tanto este como el punto anterior son un trabajo continuo que nunca termina.
Ejemplos de Single Source of Truth (SSOT)
ERP
Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales es un software de gestión empresarial que permite automatizar diferentes funciones de diversos ámbitos (producción, contabilidad, finanzas…). Para ello, centraliza los datos en una única plataforma.
CRM
Un sistema de Gestión de las Relaciones con el Cliente centraliza y almacena toda la información de los clientes, tanto la relacionada con sus datos personales como con su proceso de compra.
Catálogo de productos
Estos catálogos recopilan y almacenan la información de todos los artículos que ofrece la empresa.
Cómo implementar una Single Source of Truth en tu empresa
Deja claros los objetivos: debes establecer qué datos son los que quieres integrar, así como cuáles son las necesidades de los equipos que van a utilizar esa fuente día a día.
Analiza la situación de los datos: debes investigar cuáles son todas las fuentes que quieres integrar y cuál es la calidad de los datos que albergan. En el caso de que haya silos de datos o duplicaciones, habrá que ponerles remedio para que no lleguen también al SSOT.
Elige la tecnología adecuada: es el momento de elegir la herramienta de SSOT más óptima para tu empresa. Haz un análisis del mercado y compara diferentes soluciones. Factores como la escalabilidad y facilidad de uso son importantes.
Desarrolla un plan de implementación: en este debes dejar claro cómo va a ser la migración de datos y la política de calidad y seguridad de los mismos.
Capacita a los equipos: forma a los equipos para que sepan utilizar a fondo la herramienta y enséñales por qué es importante tener un SSOT en la gestión de datos.
