Gestión de leads: qué es, sistema, herramientas y cualificación

La gestión de leads es un paso imprescindible entre atraer tráfico a los canales de tu marca y generar conversiones.

En marketing digital se habla mucho de estrategias de generación de leads. Pero en este artículo vamos a ocuparnos del siguiente paso: cómo gestionar esos leads para asegurarnos de que se convierten en clientes. Hablaremos de las técnicas imprescindibles para gestionar y cualificar leads, los tipos de leads que existen, las mejores prácticas de gestión de leads y cómo utilizar el software para facilitar este trabajo. ¡Vamos a ello!

¿Qué es la gestión de leads?

La gestión de leads es una etapa del proceso de inbound marketing que consiste en una serie de acciones de marketing coordinadas sobre los leads que hemos generado a fin de convertirles en clientes. Para facilitar este proceso, las empresas suelen recurrir a soluciones de software específicas, como los CRM.

Una gestión de leads eficiente debe basarse en estas 3 claves:

• Ayudar y aportar valor a los clientes. Las estrategias de captación de lead generation se basan en ofrecer un contenido de valor a los clientes potenciales a cambio de sus datos. Para avanzar en el proceso de gestión de los leads, tenemos que seguir aportándoles valor. Y para esto, hay que centrarse en ayudarles con sus problemas, no en venderles nuestros productos y servicios.
• Acertar con el momento adecuado. Según un estudio de Harvard Business Review, las empresas que se comunican con un cliente potencial durante la primera hora de la interacción tenían 7 veces más posibilidades de cualificarlo que las que lo hacían en la hora siguiente. Como ves, no se trata solo de generar leads, sino de ser capaces de acompañarles desde el primer momento. Y para ello, la automatización del marketing es imprescindible.
• Personalizar los mensajes de marketing. A nadie le gusta sentirse un número. La mejor gestión de leads es la que genera relaciones auténticas, y para ello es imprescindible ofrecer un trato personalizado a cada cliente. Una vez más, el software de CRM puede ser una gran ayuda para gestionar flujos de comunicación para diferentes segmentos y necesidades.

Técnicas imprescindibles para gestionar y cualificar leads en marketing

Lead scoring

El lead scoring es una técnica de automatización del marketing que consiste en asignar una puntuación a los leads en función de su correspondencia con el buyer persona, el momento del proceso de compra en el que se encuentran y su nivel de interés en la empresa.

Esta puntuación se asigna en base a un algoritmo de lead scoring que se adapta a la situación y las necesidades de cada empresa, y que puede crearse de manera manual o automatizada.

Lead nurturing

El lead nurturing es el proceso mediante el cual preparamos y acompañamos a los leads a lo largo del customer journey, hasta convertirlos en clientes fidelizados.

Normalmente, este proceso se realiza a través de una serie de workflows o flujos de comunicación, en los que se envía al lead una serie de mensajes espaciados en el tiempo.

Durante el proceso de gestión de leads, configuraremos diferentes workflows en función del perfil del cliente y del momento del proceso de compra en el que se encuentra, y asignaremos a los leads a uno u otro en función de la puntuación obtenida en el lead scoring.

¿Qué tipos de lead existen?

Como podemos deducir del punto anterior, clasificar correctamente los contactos es un paso imprescindible de la gestión de leads. En función del tipo de lead con el que nos encontremos, realizaremos distintas acciones para acompañarle en el camino a la conversión.

Una de las clasificaciones más utilizadas en marketing es la que distingue a los leads en función de su “temperatura”:

• Leads fríos: se trata de aquellos usuarios que han pasado a formar parte de nuestra base de datos, por ejemplo, dejando sus datos en un formulario a cambio de descargar un contenido, pero todavía se encuentran muy lejos de la conversión. A esta fase del proceso de compra se le llama TOFU o “top of the funnel”.
• Leads templados o cualificados para marketing (MQL): estos usuarios han ido un paso más allá y han mostrado un interés repetido por los productos y servicios de la marca. Por ello, consideramos que están listos para recibir comunicaciones de marketing por parte de la empresa. Esta fase se llama MOFU o “middle of the funnel”.
• Leads calientes o cualificados para ventas (SQL): en esta última fase, los usuarios ya están familiarizados con nuestra marca y tienen una clara intención de compra. Por tanto, es el momento de dar el paso del equipo de marketing al de ventas y cerrar la conversión. Se trata de la fase BOFU o “bottom of the funnel”.

Mejores prácticas para una buena gestión de leads

Vamos a ver algunas prácticas recomendadas para llevar a cabo una gestión de leads efectiva:

• Alinear el proceso de marketing y ventas. Los equipos de marketing y ventas deben estar alineados en todo el proceso de gestión de leads, desde la captación de usuarios nuevos para la base de datos hasta la conversión final. Ambos equipos deben tener claro qué características debe tener un lead de calidad, qué canales utilizar, qué tácticas emplear y qué procedimiento seguir.
• Fomentar la comunicación entre ambos equipos. Para acompañar a un lead de manera fluida de principio a fin, los equipos de marketing y ventas tienen que estar constantemente en contacto y ser capaces de comunicarse de manera rápida y precisa. Para ello, es necesario contar con un software de gestión de leads adecuado a las necesidades de la empresa, establecer buenas prácticas de comunicación y llevar a cabo reuniones conjuntas.
• Identificar a los leads con más intención de compra. Para sacar el máximo partido a los leads, es necesario ser capaces de identificar y filtrar a los que están más alineados con nuestro buyer persona y tienen más probabilidades de convertir a largo plazo. Para lograrlo, es importante contar con un algoritmo de lead scoring bien definido y evaluar periódicamente su eficacia.
• Medir los resultados de la gestión de leads. La medición es uno de los pilares del marketing digital, ya que nos permite saber si nuestras acciones están funcionando y optimizarlas siempre que sea necesario. Es fundamental definir una serie de indicadores clave de rendimiento o KPI para nuestra gestión de leads y hacer un seguimiento regular de los mismos.
• Utilizar un software de gestión de leads. Para llegar al nivel de optimización y personalización óptimos, es imprescindible contar con un software de lead management que permita optimizar procesos como el lead scoring, el envío de mensajes de marketing o la comunicación entre los departamentos de marketing y ventas. A continuación vamos a ver los beneficios de este tipo de soluciones y algunas de las herramientas top disponibles en el mercado.

¿Por qué implementar un software de gestión de leads?

• Porque ayuda a convertir los leads en clientes. Un software de lead management ayuda a los equipos de marketing y ventas a realizar un seguimiento adecuado de los clientes potenciales, responder rápidamente a sus dudas y ofrecerles los contenidos que necesitan en cada fase del embudo de conversión.
• Porque ayuda a clasificar correctamente los leads. Con un software de gestión de leads podemos diseñar e implementar algoritmos complejos de lead scoring y clasificar automáticamente a cada lead.
• Porque hace que los leads sean mucho más visibles. El software de lead management hace posible ver todos los contactos en un solo lugar e identificar sus actividades dentro de los canales de la marca.
• Porque ayuda a ofrecer a los leads lo que necesitan. Gracias a esta visibilidad, los equipos de marketing y ventas pueden entender mejor qué necesita cada lead en cada momento y ofrecerles una comunicación personalizada para fomentar la fidelización a largo plazo.
• Porque evita el problema de los leads duplicados. Un problema muy común en gestión de leads son las bases de datos poco depuradas, con contactos duplicados, inactivos o no interesados en la marca. Al unificar todos los datos en un solo lugar, el software de lead management ayuda a mantener una base de datos limpia y generar más conversiones.

3 herramientas top para gestionar y cualificar leads

1) HubSpot

HubSpot es una solución líder de inbound marketing que incluye todas las herramientas que necesitas para captar, cualificar, gestionar y convertir leads de principio a fin.

Sus diferentes módulos incluyen todo tipo de funcionalidades, como marketing automation, analíticas avanzadas, gestión de ventas, SEO y mucho más.

2) Monday

Monday es una herramienta de gestión de leads con un diseño muy sencillo e intuitivo, que incluye automatizaciones flexibles, paneles, flujos de trabajo y diferentes visualizaciones de datos. Puede adaptarse a empresas de todos los tamaños.

3) Pipedrive

Por último, esta herramienta destaca porque te ayuda a centrarte en las actividades de clasificación de leads y permite integrar muchas otras aplicaciones relacionadas. Así, tus equipos de marketing y ventas pueden trabajar en común y hacer un seguimiento de todo el proceso de compra.